HR Masterclass

8 helppoa vinkkiä työyhteisön hyvinvointiin korona-ajan jälkeen

Lue tästä kolmen HR-johtajan kahdeksan helppoa vinkkiä korona-ajan jälkeisen työhyvinvoinnin rakentamiseen ja kehittämiseen.

Tässä jutussa vinkkinsä jakavat mm:

Hannakaisa
Länsisalmi

Chief people and culture officer, 
OP-ryhmä

Otso
Solhagen

Head of HR,
Kemira

Krista
Kuurila

Henkilöstöspesialisti,
Seure

Korona-ajan jälkeinen työ vaatii uudenlaisia keinoja pitää  työhyvinvointi kunnossa ja korkella. Moni työntekijä on tehnyt töitä kotoa käsin kaksi vuotta, ja uuteen päivärytmiin siirtyminen ei koskaan ole täysin mutkatonta. Samalla hybdridityö haastaa uusien hyvinvointikeinojen löytämiseen, kun osa työntekijöistä ei olekaan toimistolla paikalla.

Työhyvinvointiin löytyy kuitenkin ratkaisuja. Keksimme kaikille HR-tiimeille avuksi kahdeksan helppoa vinkkiä korona-ajan jälkeisen työhyvinvoinnin rakentamiseen ja kehittämiseen. Jokaisen vinkin alla kerromme konkreettisia esimerkkejä, joita voit parhaillaan kokeilla jo tänään oman työyhteisösi kanssa.

Mitä on työhyvin­vointi?

Työhyvinvointi on kokonaisuus, jonka muodostavat työ ja sen mielekkyys, terveys, turvallisuus ja hyvinvointi. Työhyvinvointia lisäävät muun muassa hyvä ja motivoiva johtaminen sekä työyhteisön ilmapiiri ja työntekijöiden ammattitaito.

Työhyvinvointi vaikuttaa muun muassa työssä jaksamiseen. Hyvinvoinnin kasvaessa työn tuottavuus ja työhön sitoutuminen kasvaa ja sairauspoissaolojen määrä laskee.

1. Työhyvinvointi on aina yksilöllinen kokemus​

Työelämän pitäisi ehdottomasti olla sellaista, että se lisää ihmisen hyvinvointia. Niin taloudellista, henkistä kuin fyysistäkin.

Kokonaisvaltaisen työhyvinvoinnin kannalta tärkeintä on työntekijän oma kokemus hyvinvoinnistaan. Työyhteisö koostuu erilaisista peroonista – yksi työntekijä voi kokea tekevänsä merkityksellistäkin työtä, mutta samalla stressaavansa tai uupuvansa työtehtävistään. Toinen voi samassa työssä kokea tekevänsä hyvällä tahdilla töitänsä, joista ei kuitenkaan innostu samalla tahdilla kuin toinen. Tähän vaikuttavat erityisesti yksilölliset tekijät, kuten osaaminen, työkokemus, psykologinen pääoma – mutta myös asiat kuten persoona, fyysinen terveys ja muiden elämän osa-alueiden toimivuus.

Haasteena on päästä kiinni yksilöiden työhyvinvointiin, eivätkä erilaiset koko organisaation tasoiset pulssikyselyt pysty usein kartoittamaan yksilöiden kokemuksia.

Ratkaisuna yksilöiden hyvinvoinnin tukemiseen löytyy esimerkiksi kuukausittaista kasvokkaisista yksilöpalavereista, jossa HR ja työntekijä käyvät yhdessä läpi työntekijän fiilistä, motivaatiota, henkistä ja fyysistä hyvinvointia, työkykyä ja henkilökohtaisen oppimisen etenemistä. Samalla työntekijä tulee kuulluksi matalalla kynnyksellä.

Onnistuneen kuukausipalaverin rakennuspalikat:

  • Systemaattinen tapaaminen. Kumpikaan osapuolista ei peruuta tapaamista, vaan priorisoi sitä yhtenä kalenterinsa tärkeimmistä tapaamisista. 
  • Muista aina lähettää agenda etukäteen työntekijälle. Helpointa se on, kun pidät agendan samanlaisena tapaamisesta toiseen. 
  • Agendaan kannattaa lisätä ainakin seuraavat vaiheet: kuulumisten vaihdon, työntekijän päällimmäisten ajatusten kysymisten sekä tavoitteiden ja onnistumisten läpikäymisen. Lisäksi kannattaa myös kysyä erilaisista työnteon ja työkyvyn esteistä tai haasteista, ja keinoista jolla niitä voisi ratkaista. Lisäksi HR-tiimin kannattaa kysyä rohkeasti palautetta omaan työhönsä. 
  • Tapaamisista on hyvä pitää juoksevat muistiinpanot, jonne molemmat voivat lisätä omia ajatuksiaan. Ne voi joko jakaa toistensa kanssa, tai pitää tallella vain itsellään. 
  • Pyri aina tapaamaan kasvokkain, hybridityöstä huolimatta. Kasvokkain tapahtuva viestintä on usein suorempaa ja herkempää. 
  • Extrailoa tapaamisiin voi tuoda vaihtamalla ympäristöä. Entäpä jos kokoushuoneen sijasta menisittekin ulos kävelemään tai juomaan teetä lähimpään teekauppaan?

2. Työyhteisö tarvitsee hauskaa yhteistä tekemistä

Yhteisöllinen työyhteisö muodostuu monille tutuista tekijöistä: avun saaminen, esimiehen esimerkillä johtaminen, yhdessä vietetty aika, avoimuus ja luottamus. Suurin haaste löytyy tutkimuksien mukaan toimipisteiden tai työpisteiden erillisistä sijanneista. 

Ratkaisu yhteisöllisyyteen löytyy yhteisestä tekemisestä. Työyhteisö voi voi keksiä tekemistä joko työpäivien ajaksi tai varata sille omia, yhteiseen tekemiseen tarkoitettuja vapaa-ajan hetkiä.

Samaan ajatukseen on päätynyt myös Seuren henkilöstöspesialisti Krista Kuurila. Seuren toimistohenkilökunnan on tarkoitus aloittaa asteittainen toimistolle paluu huhtikuussa. Hybridityöhön siirtymisen suunnittelu ja tulevien suunnitelmien esittely henkilöstölle on aloitettu jo viime vuoden puolella, ja työyhteisö on myös aktiivisesti osallistutettu hybridityömallin laatimiseen.

Toimintomme ovat kehittyneet hurjasti, ja kykymme toimia etäyhteyksien päästä on nyt huippuluokkaa. Mutta miten päästä yhteisöllisyyden kokemuksen kanssa takaisin tilanteeseen, joka vallitsi ennen pandemiaa? Se on tällä hetkellä suurin haasteemme.

Krista Kuurila, henkilöstöspesialisti, Seure

Seuren toimistolla tullaan siis tulevaisuudessa näkemään entistä enemmän työpajoja, tiimipalavereita ja yhteisöllisiä lounastreffejä.

 

Vinkit aktiviteetteihin, joihin koko työyhteisö voi osallistua:​

  • Yhteinen viikottain aamupala tai perjantai-illan after workit
  • Koko tiimin Amazing Race -kisailu 
  • Maalaus- ja käsityökurssit, joissa jokainen voi päästää sisäisen taitelijansa ulos
  • Pakohuoneet ja murhamysteeripelit
  • Tiimijumpat yhdessä Cuckoon taukovideoiden tahtiin

Lue myös 5 vinkkiä yhteisöllisen yrityskulttuurin luomiseen tästä blogista!

Vinkki

Väsyttääkö? Tee tämä 3 minuutin taukojumppa ja piristyt:

3. Tauota työpäiviä

Työpäivien aikana otetut tauot ovat elintärkeitä ihmisten ja organisaatioiden hyvinvoinnille. Työterveyslaitoksen tekemässä tutkimuksessa huomattiin, että työpäivän ja istumisen tauottaminen Cuckoon avulla:

  • Vähensi terveydelle haitallista istumista
  • Tehosti työstä palautumisen kokemusta
  • Kehitti yrityskulttuuria ja yhteisöllisyyttä
  • Vähensi sairauspoissaolojen määrää
  • Lisäsi tarmokkuutta ja työn tehoa
  • Vähensi tuki- ja liikuntaelinten kipuja

Näiden lisäksi erilaisten työtä rytmittävien taukojen on todettu kehittävän myös aivoja ja niiden toimintaa. Jo lyhyt tauko auttaa välttämään jatkuvasta työelämän ongelmanratkaisusta nousevaa stressiä ja antaa tilaa uudenlaiselle luovalle ajattelulle. Taukojen avulla myös työyhteisö kokee suurempaa yhteisöllisyyden tunnetta – sen voi varmasti todeta jokainen pienelle happihyppelylle tai kahvitauolle päätynyt rupattelija. Kahvitauon aikana voi vaihtaa sekä kuulumisia, että matalalla kynnyksellä uusia ideoita.

 

Cuckoon kalenterihälytys todella auttaa nousemaan työpöydän äärestä ja jättämään työt hetkeksi kesken. Merkitsen myös lounastauon kalenteriini aina tarkasti. On hyvin tärkeää pystyä irrottamaan ajatukset töistä taukojen aikana kunnolla, esimerkiksi jumppaamalla tai äänikirjaa kuuntelemalla.

Kuinka usein taukoja sitten kannattaa ottaa? Cuckoon sovellus kertoo sen automaattisesti, mutta omaankin kalenteriin kannattaa niitä muistaa laittaa. Oman taukotarpeen kertoo helpoiten oma keho: kun huomaamme väsyvämme, on aika ottaa reilu tauko. Tauon ei tarvitse olla pitkä, kunhan aivot pääsevät hetkeksi tuulettumaan ja olo tuntuu taas astetta virkeämmältä. Jo mikrotauoilla pääsee pitkälle.

Ota taukoliikunta osaksi työpaikan rutiineja!

4. Varaa aikaa orientoitumiseen​

Pitkän epäsäännöllisen etäajan jälkeen hybridityöhön palaaminen vaatii sopeutumista, mutta ennen kaikkea uusiin toimintamalleihin orientoitumista. Kaikki ottaa aikaa: täytyy opetella, mistä tietää onko kollega toimistolla vai ei, mitkä tapaamiset hoidetaan etänä ja mitkä kasvotusten, mitä terveysturvallisuusnäkökohtia on edelleen otettava huomioon ja saiko niitä kävelypalavereita järjestää edelleen, vaikka kukin ei olekaan enää linnoittautunut kotiinsa?

“Toisille etäaika on ollut henkisesti hyvin vaativaa, toisille taas se on sopinut toimistotyötä paremmin. Siksi myös odotukset osittaiseen toimistoarkeen paluusta ovat erilaisia. HR:n tehtävä on tasapainoilla näiden odotusten välillä”, Kemiran HR-johtaja Otso Solhagen sanoo. Yksilöllisten tarpeiden ja työyhteisön yhteisöllisten tavoitteiden välillä voikin olla aluksi ristivetoa.

Orientoitumisessa ei kuitenkaan ole kysymys vain yksittäisten työntekijöiden sopeutumisesta uusiin olosuhteisiin, vaan myös HR-tiimin on seurattava tilannetta tiiviisti ja mukauduttava työyhteisön tarpeisiin, kun kaikki ovat yhdessä uuden edessä.

“Korona-aika osoitti, että tarvittaessa muutoksia saadaan tehtyä nopeasti. Siihen pitää olla valmiuksia myös korona-ajan jälkeen”, Solhagen toteaa. 

 

Työyhteisö orientoituu uuteen. Näin teet sen helpoksi!

  • Jakakaa pikaviestimissä tai muussa yhteisessä epävirallisemmassa ympäristössä omia kömmähdyksiä toimistoarkeen paluusta. Sillä osoitatte, että ihmiset eivät ole uuteen sopeutumisessa yksin ja ei ole mikään häpeä, jos kaikki ei heti suju ongelmitta.
  • Tehkää intraan, sisäiseen uutiskirjeeseen, kuukausipalaveriin tai vastaavaan harvemmin ilmestyvään foorumiin juttu kahdesta erilaisesta työntekijästä – toisesta, joka sopii etätyöhön kuin kala veteen, ja toisesta, joka työskentelee toimistolla aina kun voi. Se tekee erilaisia tarpeita näkyväksi ja auttaa ymmärtämään niitä.
  • Pitäkää hybridityöhön liittyvät käytänteet näkyvillä ja saatavilla vielä pari kuukautta pidempään, kuin alun perin oli aikomus. Kerratkaa niitä pitkään niin palavereissa kuin muissakin viestintäkanavissa. Uusien tapojen oppiminen vie aikaa, ja uuden oppimista helpottaa, kun faktat ovat helposti tarkistettavissa.

5. Jatkuva oppiminen

Jatkuva oppiminen on erottamaton osa nykyistä työelämää. Ihmiset uudelleenkouluttautuvat niin organisaatioiden sisällä kuin ulkopuolella, vaihtavat työpaikkoja ja tehtäviä ja joskus lähtevät kokonaan uusille urille. Kun työntekijöiden oppimistarpeet ja -halut ovat tiedossa, henkilöstöjohtamisella voi saavuttaa suuria tuloksia.

HR:n tehtävä on myös tukea työntekijöiden oppimista, varmistaa että siihen on varattu riittävästi niin aikaa kuin resursseja ja palkita työssä kehittymisestä. Oppimisen vaadetta ei siis kannata heittää työntekijöille ilman tarkempaa keskustelua siitä, mitä oppimisella tavoitellaan ja millä ajalla se tehdään.

Myös poisoppiminen on osa jatkuvaa oppimista. Usein haitalliset, syvälle juurtuneet tavat voivat haitata työntekoa enemmän kuin vaikeus oppia uutta.

Heti toimistolle paluun aluksi oppimista ja uusia vaatimuksia kannattaa kuitenkin hetki toppuutella. Korona-aika on aikaansaanut laajasti turnausväsymystä, ja siksi alkuvaiheessa kannattaa keskittyä perusasioiden kuntoon saamiseen, orientoitumiseen ja yhdessä olemiseen. Sen myötä myös uudet oppimistarpeet alkavat hahmottua.

Lue tästä blogista, mitkä ovat HR-ammattilaisen tulevaisuuden tärkeimmät taidot .

Ota taukoliikunta osaksi työpaikan rutiineja!

6. Toimisto kuntoon​

Keväällä 2020 moneen kotiin kyhättiin kiireellä hähmäinen työpiste, joka on jäänyt lähes alkuperäiseen asuunsa. Etätyö ei kuitenkaan jäänyt väliaikaisratkaisuksi. Hybridityön myötä voi jo todeta, että monella työntekijällä on kaksi toimistoa: toimiston lisäksi kotitoimisto. 

Hybridityön todellinen alkaminen on saanut monet organisaatiot miettimään myös toimistojen sopivuutta uudenlaiseen työnteon malliin. Onko neuvotteluhuoneita tarpeeksi? Ovatko vakituiset työpisteet tai työhuoneet tarpeen, ja kenelle? Tarjoavatko tilat mahdollisuuksia kohtaamisiin itselle keskeisten kollegojen kanssa? Mikä ajaa toimistolla klassisen water coolerin virkaa? Näitä tarpeita kannattaa kartoittaa aluksi tiiviisti niin kyselyillä kuin havainnoilla ja hoitaa kuntoon mahdollisuuksien mukaan lomakausina. 

Kotitoimiston osalta monet konkreettiset kysymykset on esitetty jo etätyöaikana moneen kertaan:

  • Millainen kotityöpisteen ergonomia on? 
  • Kenen kustannuksella työvälineet kotiin hankitaan? 
  • Voiko työntekijältä edellyttää oman asuintilansa varaamista työkäyttöön?
  • Kattavatko vakuutukset työvälineille tapahtuneet tapaturmat myös kotona? Entä kodin ja toimiston välisellä työmatkalla? 
  • Kattavatko vakuutukset työntekijälle kotitoimistolla aiheutuneet tapaturmat?
  • Kun kodista tulee työpiste siinä missä toimistostakin, missä tilanteissa työntekoa kotoa edellytetään vaikka sitä ei ole ennen edellytetty?

Näihin kysymyksiin on hyvä olla selkeät vastaukset, jotta niitä ei jouduta kohtaamaan vasta kiistatilanteen ollessa näköpiirissä. Työntekijöille on esimerkiksi hyvä tehdä selväksi, että kipeänä ei edelleenkään tehdä töitä ja lapsen sairastaessa kotona voi keskittyä hänen hoitamiseensa.

 

7. Anna vastuuta tavoitteiden asettamisessa

Tavoitteiden asettaminen ja niiden saavuttamisen seuraaminen ovat yksi henkilöstöjohtamisen keskeisimpiä tehtäviä. Tavoiteasetantaa tapahtuu monella tasolla ja eri aikajänteillä pitkän aikavälin strategisista tavoitteista työntekijöiden yksilökohtaiseen tavoiteasetantaan. Perinteisesti HR auttaa pilkkomaan tavoitteita yksiköiden, tiimien ja työntekijöiden kokoisiksi palasiksi, jotta työyhteisö pääsee organisaation suurempiin tavoitteisiin.

OP Ryhmän HR-johtaja Hannakaisa Länsisalmi näkee, että tiimien omat vaikutusmahdollisuudet ja suunnitelmallisuus ovat hybridityössä onnistumisen edellytyksiä. Tavoiteasetannan hajauttaminen voikin olla erinomainen tapa saada toimistolle paluuseen hyvä alku ja työntekijöille taas todellinen omistajuus työnkuvastaan.

“Tiedämme, että tiimien saadessa vaikuttaa omaan työhönsä ja sen suunnitteluun on hyviä vaikutuksia paitsi työhyvinvointiin, myös työn laatuun ja tehokkuuteen”, Länsisalmi toteaa.

Tavoiteasetannan hajauttaminen ei tarkoita, että jokainen tiimi kulkee omaan suuntaansa. Kun organisaation vuoden päätavoitteet on asetettu, tiimit voivat alkaa laatia omia osatavoitteitaan taso tasolta. Jokainen pelaa samaa maalia kohti, mutta tavat, joilla tavoitteisiin päästään, laaditaan tiimin sisällä.

8. Rakenna työyhteisö ja luottamus uudestaan​

Pitkä etäaika on rapauttanut ihmisten yhteisöllisyyden kokemusta ja vähentänyt sitoutumista niin työyhteisöön, sen kulttuuriin kuin arvoihinkin. Tätä luottamusta on tärkeä alkaa rakentaa uudestaan, kun kasvokkaiset kohtaamiset palaavat taas osaksi normaalia työarkea. Erityisen tärkeää se on uusien, korona-aikana rekrytoitujen työntekijöiden kanssa, joille työyhteisö ei välttämättä ole tullut vielä läheiseksi. Lue täältä asiantuntijoiden kootut vinkit työntekijöiden sitouttamiseen hybridiympäristössä.

“Tavallaan voisi sanoa, että monilla työpaikoilla on edessä työkulttuurin jälleenrakennusurakka. Ihmiset kiinnittyvät toisiin ihmisiin, joiden kanssa töitä tehdään. Tämä edellyttää kasvokkaisia kohtaamisia”, sanoo OP Ryhmän Hannakaisa Länsisalmi.

Yhtenäinen yrityskulttuuri on alusta, jolla työyhteisö työskentelee sujuvasti tiimissä ja hommat etenevät ilman liiallista työstressiä. Toimivan työpaikan kulttuuri ja työyhteisö vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja sitä tulee johtaa pitkäjänteisesti. 

 

Työkulttuurin jälleenrakennuspaketti - työyhteisö kiittää!​

  • Ymmärrä paremmin, mistä kulttuurissanne on kysymys. Kerää tiimeiltä tietoa siitä, mikä heidän mielestään määrittää työpaikkaanne. Tämä auttaa tunnistamaan niin hyviä elementtejä kuin kehityskohtia.
  • Ota tunteet huomioon. Tunteiden – etenkin negatiivisten – huomiointi parantaa työyhteisön sisäistä luottamusta. Pienillä tietoiskuilla tai lyhyillä koulutuksilla tunteiden ilmaisuksi ja huomioimiseksi voi olla erittäin positiivinen vaikutus siihen, miten työyhteisö toimii. 
  • Tutustuta ihmisiä uudelleen toisiinsa. Järjestäkää kuukausittaista lottolounasta, jolla lounasseuraksi arvotaan satunnainen toinen työntekijä. Työnantaja voi tarjota tämän lounaan.
  • Järjestä tiimien tai työntekijöiden välisiä leikkimielisiä haasteita. Ne voivat koskea niin työsuoritteita (esim. nopein vastaus asiakaspalautteeseen) kuin työhyvinvointia tukevia asioita (esim. liikuntaa, riittävää tauotusta ja kävelypalavereita).
  • Kehota tiimejä sisäiseen kehumiseen ja palkitsemiseen. 
  • Kerro aktiivisesti organisaationne työn suuremmista positiivisista vaikutuksista ja avoimesti myös kehittämiskohteista. Tämä voi sitouttaa työntekijöitä kehittämään organisaatiota edelleen.
  • Vältä sanojen ja tekojen ristiriitaa. Jos esimerkiksi sanot, että työn ja vapaa-ajan välinen tasapaino on tärkeää, mahdollista sen mukaan eläminen aidosti. Tämän seuraamisessa ja toteuttamisessa esihenkilöiden rooli on merkittävä.

Muista nämä:

  • Luottamusta kasvattaa parhaiten ihmisten huoliin tarttuminen
  • Koronaan liittyvä terveysturvallisuus ja jatkuvat kohtaamiset pohdituttavat edelleen monia.
  • Työpaikalla olisi tärkeää paitsi ohjeistaa terveysturvallisiin kohtaamisiin, myös antaa niitä pohtiville ihmisille palautteen antamisen ja vaikuttamisen kanavia.
Cuckoo auttaa taklaamaan istumisen haitat

Lisää työhyvinvointia Cuckoon avulla

Cuckoo-hyvinvointisovellus edistää tutkitusti työhyvinvointia. Työterveyslaitoksen teettämän tutkimuksen mukaan Cuckoon aktiivisella käytöllä on positiivinen vaikutus sosiaaliseen, henkiseen ja fyysiseen jaksamiseen. Lisäksi tutkimuksessa selvisi, että sairauspoissaoloja pystyttiin vähentämään Cuckoon käytöllä kolmen kuukauden intervention aikana 0,5 päivää/henkilö. Muita koettuja hyötyjä Cuckoo-sovelluksen käytöstä oli parantunut palautuminen ja lisääntynyt yhteisöllisyyden kokemus työpaikalla. Lue lisää tutkimuksesta täältä.

Cuckoo tutkitusti auttaa muuttamaan käytöstä ja tekemään aktiivisista mikrotauoista työpäivän aikana hyvinvointia lisäävän rutiinin. Cuckoo nimittäin toimii työelämän välituntikellona! Käyttämällä Cuckoo-sovellusta voit saada tauoista muistutukset 1-3 kertaa päivässä haluttuina aikoina.

Lisäksi Cuckoon pelillisten ominaisuuksien ansiosta taukojumppa on houkuttelevaa:  voit kerätä pisteitä, lintuhahmoja ja kerryttää taukotreenistreakia. Voit myös osallistua viikottaisiin kilpailuihin ja voittaa upeita palkintoja – kukapa näitä kannustimia voisi vastustaa!

Suuri apu tapojen muodostamisessa on myös vertaistuen saaminen – ja sitähän Cuckoosta saa! Kun yrityksellä on Cuckoo käytössä, voit seurata työkavereidesi etenemistä kartalla, muodostaa sisäisiä tiimejä ja kilpailuja sekä haastaa kavereita muutaman päivän skaboihin. Cuckoota käyttää jo yli 300 Suomen johtavaa yritystä ja voitte seurata oman organisaationne sijoitusta yritysten välisessä Liigapörssissä.

"Cuckoon  avulla niitä taukoja oikeasti tulee pidettyä ja niitä haluaa pitää, koska tulee halu kerätä lisää pisteitä - aikuinenkin mieli toimii lapsen lailla."

- Iina, Cuckoo-käyttäjä

Miten Cuckoo auttaisi sinua ja kollegoitasi työpäivien aktivoinnissa?

Cuckoon tiimi auttaa mielellään pohtimaan teille sopivaa pakettia ja aktivointia!

Lisää HR Masterclassia

Jätä yhteystietosi alle niin saat lisätietoja Cuckoosta

Jättämällä yhteystietosi hyväksyt, että Cuckoo on yhteydessä sinuun ja voi käyttää yhteiystietoja markkinointitarkoituksiin.

Ei sitoumusta. Tietosi on meillä turvassa.