Palvelukuvaus

Tämä palvelukuvaus on voimassa 16.2.2021 lähtien kunnes toisin mainitaan.

1. Palvelun yleiskuvaus

Cuckoo (myöhemmin Palvelu) on Cuckoo Networks Oy:n asiakkailleen tarjoama palvelu, joka mahdollistaa taukoliikunnan työpaikoilla verkon kautta. Palvelun avulla työntekijät voivat asettaa hälytyksen muistuttamaan ja videoiden opastamana pitää aivoihin, sykkeeseen ja tukirangan lihaksiin kohdistuvia 2-3 minuutin kestoisia liikuntataukoja. Liikkeet ovat fysioterapeutin suunnittelemia. Lyhyiden liikunnallisten taukojen lisäksi palvelusta löytyy sisältönä mindfullness-harjoitteita, pidempiä 10-30 min jumppia, ääniharjoitteita sekä mahdollisuus merkata erilaisia aktiviteettaja (kuten happihyppely). Palvelu mahdollistaa henkilöstön liikkumisen ajasta ja paikasta riippumatta.

Cuckoo-palvelu on asiakkaan käytössä pilvipalveluna. Asiakas saa rekisteröitymistä varten yrityskoodin, jota käyttämällä asiakkaan valtuuttamat henkilöt (käyttäjät) voivat liittyä käyttämään palvelua. Koodi avaa käyttäjille täytettävän lomakkeen (nimi, sähköposti ja salasana), jonka täytettyään käyttäjät pääsevät käyttämään Palvelua. Käyttäjä voi myös rekisteröityä palveluun Microsoft-tunnuksen kautta. Tällöin käyttäjä rekisteröityy palveluun Microsoft-tunnuksilla, joilla hän voi kirjautua sisään jatkossa. Asiakkaan ylläpitäjä on henkilö, jolle valtuutetaan ylläpito-oikeudet. Asiakkaan ylläpitäjä hallitsee yritystietoja ja niiden näkyvyyttä palvelussa.

Palvelua voi käyttää selaimessa ja Microsoft Teamsin kautta. Palvelun käyttöä varten tarvitaan internet-yhteys joka mahdollistaa tavallisen HTTP/HTTPS -protocol-compliant traffic (TCP-entry 80 and 443) yhteyden. Selaimen uusimpia päivityksiä suositellaan käytettävän. Palvelu tukee Apple Safaria, Google Chromea, Microsoft Edgeä ja Mozilla Firefoxia. Evästeet ja JavaScript pitää olla hyväksyttyjä selaimessa, jotta palvelu toimisi.

Palvelua voi käyttää myös Microsoft Teams -sovelluksen kautta. Palvelu tulee ladata Teams-sovelluskaupasta. Teams-Cuckoo -integraatiossa on mahdollista kommunikoida chat-botin kanssa: asettaa taukohälytykset, pitää tauko, sekä merkata oma tunnetila ennen ja jälkeen taukovideon. Teams-Cuckoo -integraatiosta pääsee myös Cuckoo -palveluun selaimessa, josta näkee sovelluksen muut ominaisuudet.

2. Palvelun käytön aloitus

Rekisteröinti

Asiakkaan ylläpitäjälle lähetetyn rekisteröintilinkin tai kampanjakoodin avulla käyttäjät rekisteröityvät palveluun. Sähköisessä rekisteröintilomakkeessa kysytään käyttäjän nimeä, sähköpostiosoitetta ja salasanaa. Käyttäjä voi rekisteröityä Palveluun myös Microsoft-tunnuksen avulla.

Asiakkaan ylläpitäjälle toimitetaan materiaalia yrityksen intraa ja muita viestintäkanavia varten.

Rekisteröitynyt käyttäjä voi käyttää Palvelua ajasta ja paikasta riippumatta. Käyttäjä tarvitsee toimivan nettiyhteyden. Palvelu toimii tietokoneella, mobiilissa ja tableteilla selaimen kautta, sekä Microsoft Teams -sovelluksessa ladattavana sovelluksena.

3. Palvelun rakenne

Etusivu / Koti
Etusivulta käyttäjä voi valita haluamansa tauon “Valitse tauko” -painikkeesta. Koti-sivulla käyttäjä näkee myöskin karttanäkymän, päivän tauko-ohjelman, suoritetut aktiviteetit, kuukauden pääpalkinnon sekä seuraamiensa henkilöiden suorittamat tauot ja aktiviteetit.

Haasteet
Haasteet-sivulla käyttäjä voi aloittaa taukohaasteita, joihin hän voi kutsua haluamiansa henkilöitä. Käyttäjä voi määrittää haasteen keston sekä tavoitteen. Haasteet-sivulla käyttäjä voi myös suorittaa eri teemaisia haasteita, kuten tasapainohaasteen.

Videokirjasto
Kaikki Palvelun videot löytyvät Videokirjastosta. Käyttäjä voi hakea videoita hakusanoilla tai valita listasta eri kategorioiden videoita, kuten mindfulness-harjoituksia, keppijumppavideoita tai selkään kohdistuvia videoita. Käyttäjä voi myös hakea suosikkivideoitaan.

Yhteisö
Yhteisö-sivulla käyttäjä näkee, mitä hänen seuraamansa henkilöt ovat Cuckoo-palvelussa tehneet. Käyttäjä voi myös luoda ryhmän, johon hän kutsuu haluamiansa henkilöitä. Ryhmän sisällä voi kisata toisia jäseniä vastaan ja ryhmät voivat myös kisata keskenään. Käyttäjä voi myös lähettää kaveripyynnön haluamilleen henkilöille.

Yritys
Yritys-sivulla käyttäjä näkee oman organisaationsa tietoja sekä organisaation jäsenten pitämiä taukoja. Käyttäjä voi seurata oman yrityksen jäsenten aktiivisuutta päivittyvän jäsenlistauksen avulla viikko-, kuukausi- tai kaikki-tasolla. Käyttäjä voi määritellä omissa asetuksissaan, mikäli hän ei halua näkyä näillä listauksilla. Palvelussa on käytössä myös erilaisia aktiivisuussyötteitä ja käyttäjä voi valita, millä näistä syötteistä hän haluaa näkyä. Valittavissa on ystävien, ryhmien ja yrityksen syötteet ja käyttäjä voi valita haluaako hän näkyä näistä kaikilla, osalla vai ei millään.

Liigapörssi
Liigapörssi-sivulla Palvelua käyttävät yritykset on listattu aktiivisuuden mukaan. Tämä on tapa yrityksille lisätä markkinointiarvoa ja viestittää muille käyttäjille, että yritys välittää työntekijöistään. Yrityksellä on kolme vaihtoehtoa näkyä palvelussa:
1. Yritys voi laittaa yritysprofiilin piilotetuksi, jolloin yritys ei näy liigapörssissä (eikä muuallakaan) muille palvelun käyttäjille.
2. Yritys voi laittaa yritysprofiilin näkyviin liigapörssiin siten, etteivät rekisteröityneet käyttäjät näy muille Palvelun käyttäjille. Mikäli käyttäjä on asettanut omista asetuksistaan “Yksityinen”, ei hän näy muille käyttäjille myöskään oman yrityksensä sisällä.
3. Yritys voi laittaa yritysprofiilin avoimeksi, jolloin sijoitus näkyy liigapörssissä ja myös yrityksen rekisteröityneet käyttäjät näkyvät Palvelun muille käyttäjille. Mikäli käyttäjä on asettanut omista asetuksistaan “Yksityinen”, ei hän näy muille käyttäjille. Ota yhteyttä Cuckoon yhteyshenkilöönne jos tämä on epäselvää.

Apua!
Apua!-sivulla on listattu useimmin kysytyt kysymykset, jotka voivat auttaa käyttäjää löytämään vastauksia mahdollisiin Palvelun käyttöä koskeviin kysymyksiin. Käyttäjä voi aina kysyä apua myös Chatin kautta.

Profiili
Profiilisivu on käyttäjän oma sivu. Täällä käyttäjä voi muokata esimerkiksi nimimerkkiään ja profiilikuvaansa sekä vaihtaa kieliasetuksia (suomi, ruotsi tai englanti). Profiilisivulla voi asettaa myös halutessaan taukomuistukset valitsemiinsa ajankohtiin. Käyttäjä voi valita seuraako hän automaattisesti oman yrityksen työntekijöitä. Käyttäjä voi vaihtaa profiilinsa yksityiseksi, jolloin profiili ei näy muille yrityksen rekisteröityneille käyttäjille. Käyttäjä voi myös valita ilmoitukset päälle, jolloin hän saa sähköpostiinsa ilmoituksia haasteista ja tallennetuista taukoajoista kalenterikutsuina sähköpostiin. Käyttäjä näkee oman profiilinsa alla myös omat tauko- ja aktiviteettihistoriansa, sekä haasteet ja saavutukset. Sijoitus näyttää miten hän sijoittuu aktiivisuudellaan kaikkien heidän kesken joita hän seuraa.

4. Palvelun ominaisuudet käyttäjälle

Hälytys
Palvelu hälyttää nettiselaimessa, kun on aika pitää tauko. Käyttäjä voi asettaa itsellensä 1-6 taukoaikaa, jolloin haluaa, että Palvelu muistuttaa tauosta. Käyttäjä voi asettaa myös haluamansa taukokategorian kullekin tauolle sekä päättää haluaako saada hälytyksen äänellisenä, hiljennettynä vai ei hälytystä lainkaan. Kun hälytys tulee, voi käyttäjä myös ohittaa sen, eikä hänen ole pakko sillä hetkellä pitää taukoa.

Taukoliikuntavideot
Kun käyttäjä saa muistutuksen tauosta hän voi klikata ilmoitusta ja aloittaa tauon. Tauon voi myös aloittaa etusivulta sekä videokirjastosta, ja täällä valita minkä taukokategorian haluaa. Käyttäjä saa automaattisesti pisteitä tauostaan. Jos video pysäytetään ennen sen loppumista, tauosta ei saa pisteitä. Siirtyäkseen tasoilla eteenpäin tulee käyttäjän kerätä 3 munaa/pistettä.

Yksi taukovideo kestää 2-3 minuuttia. Video sisältää kolme erilaista liikettä, joita videolta voi seurata. Videosta voi laittaa halutessaan taustaäänet pois. Palvelusta löytyy yli 400 erilaista videota. Harjoitteet voi toteuttaa missä tahansa ilman apuvälineitä. Videokategoriassa on erikseen mainittu, jos jotain välineitä voi halutessaan hyödyntää (kuten keppijumppa tai kuminauhajumppa).

Koulutettu fysioterapeutti ja osteopaatti on suunnitellut kaikki taukoliikuntavideot. Videoiden liikkeet on suunniteltu erityisesti istumatyötä tekeville ja istumisesta johtuvien terveyshaittojen ehkäisyyn.

Videot eivät sisällä puhetta tai tekstiä, joten samat videot toimivat suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi asetuksensa valinneilla käyttäjillä. Kaikki videot toimivat niin tietokoneella kuin mobiilissa.

Mindfulness-harjoitteet
Palvelusta löytyy myös mindfulness-harjoitteita, jotka on toteutettu kouluttautuneiden Mindfulness-valmentajien kanssa. Mindfulness-harjoitteet ovat kehoa rentouttavia harjoitteita, joissa keskitytään hetkeksi hengitykseen. Harjoitteet ovat 1-15 min pitkiä, ja käyttäjä voi valita minkä mittaisen ja teemaisen harjoitteen haluaa tehdä.
Harjoitteita on saatavilla suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi. Kaikki videot toimivat niin tietokoneella kuin mobiilissa.

Aktiviteetit
Aktiviteetteihin kuuluu päivän aikana tehtäviä fyysisiä, sosiaalisia tai henkisiä aktiviteetteja, joista käyttäjä voi kerätä pisteitä. Nämä ovat esimerkiksi: käytä portaita, aktiivinen työmatka, työasennon vaihtelu ja lounas ilman puhelinta ja tietokonetta. Palvelu kannustaa käyttäjää pieniin mikrotekoihin työpäivän aikana. Käyttäjä voi merkata aktiviteetin tehdyksi painamalla “Merkkaa aktiviteetti” -painiketta etusivulla.

Aktiviteetteja voidaan räätälöidä yrityksen tarpeen mukaisiksi ja yrityksen pääkäyttäjä pääsee niitä itse päivittämään.

Chat
Cuckoon chatti löytyy oikeasta alanurkasta palvelussa.
Chatin kautta käyttäjä voi olla yhteydessä Palvelun asiakaspalveluun, mikäli hänelle herää kysyttävää Palvelun käytöstä. Chat toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Chat on myös kanava, mitä kautta Palvelusta voidaan lähettää suoraan viestejä käyttäjille esimerkiksi käynnissä olevista kisoista tai jakaa vinkkejä hyvinvoinnista huolehtimiseen.

Kieliasetukset
Käyttäjä voi omassa profiilissa muokata kieliasetuksia. Kielinä ovat suomi, englanti ja ruotsi. (Lue lisää asetuksia kohdasta Palvelun rakenne.)

Kellon kuva
Kellon kuvasta käyttäjä voi hyväksyä haasteita, osallistua kisoihin ja nähdä muita notifikaatioita.

Kartta ja tasot
Palvelussa taukoja pitämällä edetään kartalla näkyvillä tasoilla. Palvelun käyttäjä aloittaa tasolta 1. Kun käyttäjä on kerännyt kolme munaa/pistettä, hän pääsee etenemään seuraavalle tasolle. Kartalla näkee seuraamiensa käyttäjät ikoneina sillä tasolla, jolla he kulloinkin ovat. Mikäli käyttäjä on asettanut itsensä yksityiseksi, hän ei näe muita kartalla eivätkä muut näe häntä.

Pisteet
Jokaisesta Palvelussa suoritetusta videosta tai aktiviteetista käyttäjä saa munia, jotka vastaavat pisteitä. Pisteillä käyttäjä etenee tasolta tasolle ja saa erilaisia hyvinvointivinkkejä edetessään. Hänellä on myös mahdollisuus osallistua kuukausittaisiin arvontoihin keräämällä pisteitä. Palvelu kannustaa käytösmuutokseen ja pieniin tekoihin. Päivän maksimipistemäärä on rajattu 6 munaan, jotta jokainen Palvelun käyttäjä voi edetä samaan tahtiin ilman liiallista kilpailuasetelmaa.

Kuukausiarvonnat
Jokaisella käyttäjällä on mahdollisuus osallistua kuukausittain arvontaan. Kun käyttäjä saavuttaa 30 munaa (tai muun erikseen sovitun tavoitteen) kuluvan kuukauden aikana hän voi osallistua kuukausiarvontaan. Arvontaan osallistuminen ei ole pakollista. Palveluntarjoaja arpoo kuukausittain vaihtuvia palkintoja kaikkien kultatasoarvontaan osallistuneiden kesken ja on henkilökohtaisesti yhteydessä voittajiin. Mikäli käyttäjä voittaa arvonnasta palkinnon, yli 100€ arvoisissa palkinnoissa tulee huomioida veroseuraamukset.Tavarapalkinto on työntekijän palkkatuloa. Työnantajayrityksen tulee tehdä tulosta ennakonpidätys. Lisää tietoa aiheesta täällä: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/75204/palkintojen-verotus2/

Profiili
Palvelussa voi seurata käyttäjiä sekä omasta että toisesta yrityksestä, jolloin palvelun toiminnoissa näkee milloin he ovat tehneet taukoja. Mikäli käyttäjä on yksityinen, ei käyttäjää voi seurata eikä hänen toimintansa näy muille. Mikäli yritys on piilotettu tai puoliksi piilotettu, eivät muiden yritysten käyttäjät pysty seuraamaan käyttäjää. Käyttäjä voi myös tykätä tai kommentoida seuraamiensa käyttäjien toimintoja.

Seuraaminen
Palvelussa voi seurata käyttäjiä sekä omasta että toisesta yrityksestä, jolloin palvelun toiminnoissa näkee milloin he ovat tehneet taukoja. Mikäli käyttäjä on yksityinen, ei käyttäjää voi seurata eikä hänen toimintansa näy muille.

Haasteet
Palvelussa käyttäjät voivat haastaa toisiaan leikkimieliseen aktiivisuuskilpailuun, jonka keston voi määritellä itse. Voittaja saa voitostaan merkiksi kultamerkin, toiseksi sijoittunut hopeamerkin, kolmanneksi sijoittunut pronssimerkin ja muut osallistujat osallistujamerkin. Voittaja on se joka on aktiivisin (pidetyt tauot ja merkatut aktiviteetit vaikuttavat) haasteen aikana. Haasteiden lähettäminen palvelussa on vapaaehtoista. Käyttäjä, joka on yksityinen, ei voi vastaanottaa haasteita.

5. Palvelun ominaisuudet yrityksen pääkäyttäjälle

Yritysprofiilin hallinnointi
Yrityksen pääkäyttäjä voi muokata yrityksen tietoja ja sisältöä. Pääkäyttäjä voi tehdä yritysprofiilista yksityisen näin halutessaan. Pääkäyttäjä näkee myös yrityksen käyttäjälistan, jossa näkyy henkilöiden sähköpostiosoitteet, viitteet (jos on käytössä) ja tasot, ja pystyy lataamaan tämän listan CSV-listaksi omalle tietokoneelleen. Pääkäyttäjä näkee myös statistiikkaa käyttäjien aktiivisuudesta Cuckoossa. Yrityksellä voi olla useampi pääkäyttäjä samanaikaisesti.

6. Muu

Jos asiakas tarvitsee apua palvelun käytössä tai muussa, palveluntarjoaja tarjoaa tukea ja apua.