Työhyvinvointi

8 helppoa vinkkiä työyhteisön hyvinvointiin korona-ajan jälkeen

12.05.2022 (Päivitetty: 17.12.2024)

Tässä jutussa vinkkinsä jakavat

• Otso Solhagen, Head of HR, Kemira
• Krista Kuurila, henkilöstöspesialisti, Seure
• Hannakaisa Länsisalmi, Chief People and Culture Officer, OP Ryhmä

Moni työntekijä on tehnyt töitä kotoa käsin kaksi vuotta, ja uuteen päivärytmiin siirtyminen ei koskaan ole täysin mutkatonta. Samalla hybridityö haastaa uusien hyvinvointikeinojen löytämiseen, kun osa työntekijöistä ei olekaan toimistolla paikalla.

Työhyvinvointiin löytyy kuitenkin ratkaisuja. Keräsimme kaikille HR-tiimeille avuksi kahdeksan helppoa vinkkiä korona-ajan jälkeisen työhyvinvoinnin rakentamiseen ja kehittämiseen. Jokaisen vinkin alla kerromme konkreettisia esimerkkejä, joita voit kokeilla jo tänään oman työyhteisösi kanssa.

Mitä on työhyvinvointi?

Työhyvinvointi on kokonaisuus, jonka muodostavat työ ja sen mielekkyys, terveys, turvallisuus ja hyvinvointi. Työhyvinvointia lisäävät muun muassa hyvä ja motivoiva johtaminen sekä työyhteisön ilmapiiri ja työntekijöiden ammattitaito.

Työhyvinvointi vaikuttaa muun muassa työssä jaksamiseen. Hyvinvoinnin kasvaessa työn tuottavuus ja työhön sitoutuminen kasvavat ja sairauspoissaolojen määrä laskee.

1. Työhyvinvointi on aina yksilöllinen kokemus

Kokonaisvaltaisen työhyvinvoinnin kannalta tärkeintä on työntekijän oma kokemus hyvinvoinnistaan. Työyhteisö koostuu erilaisista persoonista – yksi työntekijä voi kokea tekevänsä merkityksellistäkin työtä, mutta samalla stressaavansa tai uupuvansa työtehtävistään. Toinen voi samassa työssä kokea tekevänsä hyvällä tahdilla töitään, joista ei kuitenkaan innostu samalla tavalla. Tähän vaikuttavat erityisesti yksilölliset tekijät, kuten osaaminen, työkokemus ja psykologinen pääoma – mutta myös asiat kuten persoona, fyysinen terveys ja muiden elämän osa-alueiden toimivuus.

Työelämän pitäisi ehdottomasti olla sellaista, että se lisää ihmisen hyvinvointia. Niin taloudellista, henkistä kuin fyysistäkin.

Haasteena on päästä kiinni yksilöiden työhyvinvointiin, eivätkä erilaiset koko organisaation tasoiset pulssikyselyt pysty usein kartoittamaan yksilöiden kokemuksia. Ratkaisuna yksilöiden hyvinvoinnin tukemiseen löytyy esimerkiksi kuukausittaiset kasvokkaiset yksilöpalaverit, joissa HR ja työntekijä käyvät yhdessä läpi työntekijän fiilistä, motivaatiota, henkistä ja fyysistä hyvinvointia, työkykyä ja henkilökohtaisen oppimisen etenemistä. Samalla työntekijä tulee kuulluksi matalalla kynnyksellä.

Onnistuneen kuukausipalaverin rakennuspalikat

• Systemaattinen tapaaminen. Kumpikaan osapuolista ei peruuta tapaamista, vaan priorisoi sitä yhtenä kalenterinsa tärkeimmistä tapaamisista.
• Muista aina lähettää agenda etukäteen työntekijälle. Helpointa se on, kun pidät agendan samanlaisena tapaamisesta toiseen.
• Agendaan kannattaa lisätä ainakin kuulumisten vaihto, työntekijän päällimmäisten ajatusten kysyminen sekä tavoitteiden ja onnistumisten läpikäyminen. Kysy myös työnteon ja työkyvyn esteistä sekä keinoista ratkaista niitä – ja pyydä rohkeasti palautetta omaan työhösi.
• Tapaamisista on hyvä pitää juoksevat muistiinpanot, joihin molemmat voivat lisätä omia ajatuksiaan.
• Pyri aina tapaamaan kasvokkain, hybridityöstä huolimatta. Kasvokkain tapahtuva viestintä on usein suorempaa ja herkempää.
• Extrailoa tapaamisiin voi tuoda vaihtamalla ympäristöä – kokoushuoneen sijaan voitte mennä ulos kävelemään tai teelle.

2. Työyhteisö tarvitsee hauskaa yhteistä tekemistä

Yhteisöllinen työyhteisö muodostuu monille tutuista tekijöistä: avun saaminen, esihenkilön esimerkillä johtaminen, yhdessä vietetty aika, avoimuus ja luottamus. Suurin haaste löytyy tutkimusten mukaan toimipisteiden tai työpisteiden erillisistä sijainneista.

Ratkaisu yhteisöllisyyteen löytyy yhteisestä tekemisestä. Työyhteisö voi keksiä tekemistä joko työpäivien ajaksi tai varata sille omia, yhteiseen tekemiseen tarkoitettuja hetkiä. Samaan ajatukseen on päätynyt myös Seuren henkilöstöspesialisti Krista Kuurila. Hybridityöhön siirtymisen suunnittelu aloitettiin Seuressa hyvissä ajoin, ja työyhteisö osallistettiin aktiivisesti hybridityömallin laatimiseen.

Toimintomme ovat kehittyneet hurjasti, ja kykymme toimia etäyhteyksien päästä on nyt huippuluokkaa. Mutta miten päästä yhteisöllisyyden kokemuksen kanssa takaisin tilanteeseen, joka vallitsi ennen pandemiaa? Se on tällä hetkellä suurin haasteemme.

Seuren toimistolla tullaan siis tulevaisuudessa näkemään entistä enemmän työpajoja, tiimipalavereita ja yhteisöllisiä lounastreffejä.

Vinkit aktiviteetteihin, joihin koko työyhteisö voi osallistua

• Yhteinen viikoittainen aamupala tai perjantai-illan after workit
• Koko tiimin Amazing Race -kisailu
• Maalaus- ja käsityökurssit, joissa jokainen pääsee päästämään sisäisen taiteilijansa ulos
• Pakohuoneet ja murhamysteeripelit
• Tiimijumpat yhdessä Cuckoon taukovideoiden tahtiin

3. Tauota työpäiviä

Työpäivien aikana otetut tauot ovat elintärkeitä ihmisten ja organisaatioiden hyvinvoinnille. Työterveyslaitoksen tekemässä tutkimuksessa huomattiin, että työpäivän ja istumisen tauottaminen Cuckoon avulla:

• Vähensi terveydelle haitallista istumista
• Tehosti työstä palautumisen kokemusta
• Kehitti yrityskulttuuria ja yhteisöllisyyttä
• Vähensi sairauspoissaolojen määrää
• Lisäsi tarmokkuutta ja työn tehoa
• Vähensi tuki- ja liikuntaelinten kipuja

Näiden lisäksi erilaisten työtä rytmittävien taukojen on todettu kehittävän myös aivoja ja niiden toimintaa. Jo lyhyt tauko auttaa välttämään jatkuvasta ongelmanratkaisusta nousevaa stressiä ja antaa tilaa luovalle ajattelulle. Taukojen avulla myös työyhteisö kokee suurempaa yhteisöllisyyden tunnetta – kahvitauon aikana voi vaihtaa sekä kuulumisia että matalalla kynnyksellä uusia ideoita.

Cuckoon kalenterihälytys auttaa nousemaan työpöydän äärestä ja jättämään työt hetkeksi kesken. Myös lounastauko kannattaa merkitä kalenteriin tarkasti. On tärkeää pystyä irrottamaan ajatukset töistä taukojen aikana kunnolla, esimerkiksi jumppaamalla tai äänikirjaa kuuntelemalla.

Kuinka usein taukoja sitten kannattaa ottaa? Cuckoon sovellus kertoo sen automaattisesti, mutta omaankin kalenteriin niitä kannattaa laittaa. Oman taukotarpeen kertoo helpoiten oma keho: kun huomaamme väsyvämme, on aika ottaa reilu tauko. Tauon ei tarvitse olla pitkä, kunhan aivot pääsevät hetkeksi tuulettumaan. Jo mikrotauoilla pääsee pitkälle.

Cuckoo on koettu hauskaksi tavaksi tauottaa päiviä ja erityisen hyödylliseksi etäpäivinä. Myös yhteisöllisyys viehätti ja se, että taukoja voi ottaa osaksi tiimipalavereita. Se rikkoo jäätä tilanteessa kun tilanteessa.

4. Varaa aikaa orientoitumiseen

Pitkän epäsäännöllisen etäajan jälkeen hybridityöhön palaaminen vaatii sopeutumista, mutta ennen kaikkea uusiin toimintamalleihin orientoitumista. Kaikki ottaa aikaa: täytyy opetella, mistä tietää onko kollega toimistolla vai ei, mitkä tapaamiset hoidetaan etänä ja mitkä kasvotusten ja mitä terveysturvallisuusnäkökohtia on edelleen otettava huomioon.

”Toisille etäaika on ollut henkisesti hyvin vaativaa, toisille taas se on sopinut toimistotyötä paremmin. Siksi myös odotukset osittaiseen toimistoarkeen paluusta ovat erilaisia. HR:n tehtävä on tasapainoilla näiden odotusten välillä”, Kemiran HR-johtaja Otso Solhagen sanoo. Yksilöllisten tarpeiden ja työyhteisön yhteisöllisten tavoitteiden välillä voikin olla aluksi ristivetoa.

Orientoitumisessa ei ole kysymys vain yksittäisten työntekijöiden sopeutumisesta uusiin olosuhteisiin, vaan myös HR-tiimin on seurattava tilannetta tiiviisti ja mukauduttava työyhteisön tarpeisiin, kun kaikki ovat yhdessä uuden edessä.

”Korona-aika osoitti, että tarvittaessa muutoksia saadaan tehtyä nopeasti. Siihen pitää olla valmiuksia myös korona-ajan jälkeen”, Solhagen toteaa.

Työyhteisö orientoituu uuteen. Näin teet sen helpoksi!

• Jakakaa pikaviestimissä omia kömmähdyksiä toimistoarkeen paluusta. Sillä osoitatte, ettei kukaan ole uuteen sopeutumisessa yksin.
• Tehkää intraan tai sisäiseen uutiskirjeeseen juttu kahdesta erilaisesta työntekijästä – toisesta, joka sopii etätyöhön kuin kala veteen, ja toisesta, joka työskentelee toimistolla aina kun voi.
• Pitäkää hybridityöhön liittyvät käytänteet näkyvillä ja saatavilla vielä pari kuukautta pidempään kuin alun perin oli aikomus.

5. Jatkuva oppiminen

Jatkuva oppiminen on erottamaton osa nykyistä työelämää. Ihmiset uudelleenkouluttautuvat niin organisaatioiden sisällä kuin ulkopuolella, vaihtavat työpaikkoja ja tehtäviä ja joskus lähtevät kokonaan uusille urille. Kun työntekijöiden oppimistarpeet ja -halut ovat tiedossa, henkilöstöjohtamisella voi saavuttaa suuria tuloksia.

HR:n tehtävä on tukea työntekijöiden oppimista, varmistaa että siihen on varattu riittävästi niin aikaa kuin resursseja ja palkita työssä kehittymisestä. Oppimisen vaadetta ei kannata heittää työntekijöille ilman tarkempaa keskustelua siitä, mitä oppimisella tavoitellaan ja millä ajalla se tehdään.

Myös poisoppiminen on osa jatkuvaa oppimista. Usein haitalliset, syvälle juurtuneet tavat voivat haitata työntekoa enemmän kuin vaikeus oppia uutta. Heti toimistolle paluun aluksi oppimista ja uusia vaatimuksia kannattaa kuitenkin hetki toppuutella ja keskittyä perusasioiden kuntoon saamiseen, orientoitumiseen ja yhdessä olemiseen.

6. Toimisto kuntoon

Keväällä 2020 moneen kotiin kyhättiin kiireellä hähmäinen työpiste, joka on jäänyt lähes alkuperäiseen asuunsa. Etätyö ei kuitenkaan jäänyt väliaikaisratkaisuksi: hybridityön myötä monella työntekijällä on kaksi toimistoa.

Hybridityön todellinen alkaminen on saanut monet organisaatiot miettimään myös toimistojen sopivuutta uudenlaiseen työnteon malliin. Onko neuvotteluhuoneita tarpeeksi? Ovatko vakituiset työpisteet tarpeen, ja kenelle? Tarjoavatko tilat mahdollisuuksia kohtaamisiin? Näitä tarpeita kannattaa kartoittaa tiiviisti niin kyselyillä kuin havainnoilla.

Kotitoimiston osalta monet konkreettiset kysymykset on esitetty jo etätyöaikana:

• Millainen kotityöpisteen ergonomia on?
• Kenen kustannuksella työvälineet kotiin hankitaan?
• Voiko työntekijältä edellyttää oman asuintilansa varaamista työkäyttöön?
• Kattavatko vakuutukset työvälineille tapahtuneet tapaturmat myös kotona? Entä työmatkalla?
• Kattavatko vakuutukset työntekijälle kotitoimistolla aiheutuneet tapaturmat?
• Missä tilanteissa työntekoa kotoa edellytetään, vaikka sitä ei ole ennen edellytetty?

Näihin kysymyksiin on hyvä olla selkeät vastaukset, jotta niitä ei jouduta kohtaamaan vasta kiistatilanteessa. Työntekijöille on esimerkiksi hyvä tehdä selväksi, että kipeänä ei edelleenkään tehdä töitä ja lapsen sairastaessa kotona voi keskittyä hänen hoitamiseensa.

7. Anna vastuuta tavoitteiden asettamisessa

Tavoitteiden asettaminen ja niiden saavuttamisen seuraaminen ovat yksi henkilöstöjohtamisen keskeisimpiä tehtäviä. Tavoiteasetantaa tapahtuu monella tasolla ja eri aikajänteillä pitkän aikavälin strategisista tavoitteista työntekijöiden yksilökohtaiseen tavoiteasetantaan.

OP Ryhmän HR-johtaja Hannakaisa Länsisalmi näkee, että tiimien omat vaikutusmahdollisuudet ja suunnitelmallisuus ovat hybridityössä onnistumisen edellytyksiä. Tavoiteasetannan hajauttaminen voi olla erinomainen tapa saada toimistolle paluuseen hyvä alku ja työntekijöille todellinen omistajuus työnkuvastaan.

Tiedämme, että tiimien saadessa vaikuttaa omaan työhönsä ja sen suunnitteluun on hyviä vaikutuksia paitsi työhyvinvointiin, myös työn laatuun ja tehokkuuteen.

Tavoiteasetannan hajauttaminen ei tarkoita, että jokainen tiimi kulkee omaan suuntaansa. Kun organisaation vuoden päätavoitteet on asetettu, tiimit voivat alkaa laatia omia osatavoitteitaan taso tasolta. Jokainen pelaa samaa maalia kohti, mutta tavat, joilla tavoitteisiin päästään, laaditaan tiimin sisällä.

8. Rakenna työyhteisö ja luottamus uudestaan

Pitkä etäaika on rapauttanut ihmisten yhteisöllisyyden kokemusta ja vähentänyt sitoutumista niin työyhteisöön, sen kulttuuriin kuin arvoihinkin. Tätä luottamusta on tärkeä alkaa rakentaa uudestaan, kun kasvokkaiset kohtaamiset palaavat osaksi normaalia työarkea. Erityisen tärkeää se on uusien, korona-aikana rekrytoitujen työntekijöiden kanssa.

”Tavallaan voisi sanoa, että monilla työpaikoilla on edessä työkulttuurin jälleenrakennusurakka. Ihmiset kiinnittyvät toisiin ihmisiin, joiden kanssa töitä tehdään. Tämä edellyttää kasvokkaisia kohtaamisia”, sanoo OP Ryhmän Hannakaisa Länsisalmi.

Yhtenäinen yrityskulttuuri on alusta, jolla työyhteisö työskentelee sujuvasti tiimissä ja hommat etenevät ilman liiallista työstressiä. Toimivan työpaikan kulttuuri ja työyhteisö vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja sitä tulee johtaa pitkäjänteisesti.

Työkulttuurin jälleenrakennuspaketti – työyhteisö kiittää!

• Ymmärrä paremmin, mistä kulttuurissanne on kysymys. Kerää tiimeiltä tietoa siitä, mikä heidän mielestään määrittää työpaikkaanne.
• Ota tunteet huomioon. Tunteiden – etenkin negatiivisten – huomiointi parantaa työyhteisön sisäistä luottamusta.
• Tutustuta ihmisiä uudelleen toisiinsa. Järjestäkää esimerkiksi kuukausittainen lottolounas, jolla lounasseuraksi arvotaan satunnainen toinen työntekijä.
• Järjestä tiimien tai työntekijöiden välisiä leikkimielisiä haasteita – niin työsuoritteista kuin työhyvinvointia tukevista asioista.
• Kehota tiimejä sisäiseen kehumiseen ja palkitsemiseen.
• Kerro aktiivisesti organisaationne työn positiivisista vaikutuksista ja avoimesti myös kehittämiskohteista.
• Vältä sanojen ja tekojen ristiriitaa. Esihenkilöiden rooli tämän toteuttamisessa on merkittävä.

Pelillistettyä hyvinvointia työpäivään

Cuckoo on hyvinvointisovellus, josta löydät yli 1 000 fysioterapeutin suunnittelemaa taukoliikuntavideota. Cuckoo tuo säännölliset, lyhyet tauot rytmittämään työpäivää sekä auttamaan palautumisessa jo työaikana ja sen jälkeen. Jokaisesta tauosta ja merkitystä aktiviteetista saat pisteitä, kerrytät streakia ja näet edistymisesi.

Keräämällä pisteitä etenet kartalla ja voit osallistua kilpailuihin. Jos yritykselläsi on Cuckoo käytössä, voit myös seurata työkavereidesi etenemistä, muodostaa sisäisiä tiimejä sekä haastaa kollegoita. Cuckoota käyttää jo reilut 200 eri yritystä ja organisaatiota.

Työterveyslaitoksen teettämän tutkimuksen mukaan Cuckoon aktiivisella käytöllä on positiivinen vaikutus sosiaaliseen, henkiseen ja fyysiseen jaksamiseen. Lisäksi sairauspoissaoloja pystyttiin vähentämään kolmen kuukauden intervention aikana 0,5 päivää/henkilö.