HR Masterclass

Asiantuntijoiden kootut vinkit – Näin sitoutat työntekijäsi etätyössä

Tässä artikkelissa tunnetut HR-johtajat tarjoavat näkemyksensä ja vinkkinsä työntekijöiden sitouttamiseen korona-ajan jälkeisessä työelämässä – hybridiympäristössä.

Tässä jutussa vinkkinsä jakavat

Sami
Ärilä

Henkilöstöjohtaja,
Ilmarinen

Heli
Hassinen-Biberger

Executive vice president Human resources,
Alko

Hannakaisa
Länsisalmi

Chief people and culture officer, 
OP-ryhmä

Mikä hybridiympäristö?

Hybridityötapa, jossa osa työntekijöistä työskentelee kotoa käsin ja osa perinteiseen tapaan toimistolta, on tullut jäädäkseen. Työntekijöille hybridiympäristö tarjoaa entistä enemmän vapautta, mutta HR-tiimeille uusia haasteita: miten työntekijöitä voi ja kannattaa parhaiten sitouttaa tiimin ollessa hajaantunut?

Ilmiö on havaittu organisaatioissa ympäri maailman koronapandemian aikana: työntekijöiden sitoutuminen horjuu. Etätyö on tuonut mukanaan monia ihanuuksia, jotka ovat tempaisseet mukanaan monet – ja syystäkin. Työntekijöille on mahdollistettu aivan uusi vapaus tehdä ja rakentaa omaa työpäiväänsä. Toisille oman aikataulun rakentaminen on ollut haastavaa, ja nämä ihmiset kaipaavat takaisin toimistolle enemmän kuin koskaan.

Tiimien eriytyminen ja entistä joustavammat työntekotavat ovat aiheuttaneet työnantajille uuden dilemman: työnantajien täytyy paitsi tarjota työntekijöilleen ajan hengessä kiinni oleva työyhteisö ja yrityskulttuuri, myös sitouttaa heidät tehokkaimmalla mahdollisella tavalla mukaan yhteiseen tekemiseen. Tärkeää on myös varmistaa jokaisen tiimiläisen työssä jaksaminen.

Tärkeintä on muistaa, että hyvinvoiva henkilöstö, tekipä se työtä toimistolla, etänä tai hybridinä, on aina organisaation etu. Pitkässä juoksussa työssä jaksaminen on kaiken A ja O.

Hannakaisa Länsisalmi, OP Ryhmän henkilöstöjohtaja, näkee pandemian aikaisen sitoutumisen laskun liittyvän erityisesti kahteen asiaan. Ensinnäkin etätyö on vähentänyt yhteisöllisyyden kokemusta. Työpaikan kulttuuria on vaikea ylläpitää, kun työyhteisö ei kokoonnu.

Toiseksi maailmassa tapahtuvat isot muutokset ja uhkakuvat saavat pohtimaan omia valintoja ja oman työn merkityksellisyyttä.

“Tämä kaikki saa ihmiset pohtimaan, onko tämä työ, jotka haluan loppuelämäni tehdä.”

Hybridityön haasteet tiivistettynä

  • Yhteiset pelisäännöt – milloin ollaan toimistolla ja milloin etätyö on parempi vaihtoehto?
  • Hybridityön raamit: miltä juuri teidän organisaation hybridityö näyttää?
  • Sosiaalisten kontaktien mahdollistaminen
  • Jatkuva muutos

Hybridi- ja etätyö vaatii selkeät raamit​

Työntekijöiden sitouttamiseen hybridityö näyttäisi tarjoavan parhaat edellytykset. Se tarjoaa toisaalta työntekijöille vapautta ottaa etätyö osaksi arkeaan itselleen sopivalla tavalla, mutta pitää sisällään tärkeät kasvokkaiset kohtaamiset ja niistä seuraavan työyhteisöön kiinnittymisen.

Hybridityön onnistuminen vaatii tiimeiltä suunnitelmallisuutta ja edellyttää, että tiimeillä on aidosti vaikuttamismahdollisuudet omaan työskentelyynsä ja työtapoihinsa. Antamalla vapautta ja vastuuta suunnitella työ tiimille parhaalla tavalla voidaan vaikuttaa positiivisesti paitsi työn laatuun ja tehokkuuteen, myös työhyvinvointiin.

Hybridityöhön siirtyminen vaatii HR-johdolta esimerkin näyttämistä. Alkon henkilöstöjohtaja Heli Hassinen-Biberger urakoi kerralla koko kevään osalta kalenteriinsa selvästi ne päivät, jolloin hän on toimistolla ja jolloin on vuorossa etätyö. Näin koko työyhteisölle tuli paitsi esimerkki siitä, miten voi konkreettisesti toimia, myös esimerkillä näytetty vahvistus sille, että hybridityön tekeminen on aidosti hyväksyttyä ja toivottavaa.

Vinkki

Tunnistakaa tiimissä keskeiset tapaamiset, jotka on tärkeää hoitaa kasvotusten ja sopikaa niille vakituiset päivät. Työskennelkää ne päivät kokonaisuudessaan toimistolla ja panostakaa yhdessä tekemiseen – ehkä päivään sopii myös yhteinen tiimilounas?

Viestintä on kaiken keskiössä

Yksi tärkeimmistä asioista hybridityön onnistumisessa on tiimien keskinäisen viestinnän onnistuminen. Hybdridityön yksi suurimmista haasteista löytyy epäselkeistä säännöistä, joten jokaisella johtajalla ja tiimiläisellä on tärkeä vastuu viestiä omasta työstään, tavoitteistaan ja vastuistaan selkeästi muille. Tässä HR-johtajalla on iso vastuu toimivan viestintärakenteen rakentamisessa, usein yhdessä organisaation viestintävastaavan kanssa. 

Mieti ainakin näitä asioita oman tiimin sisäisen viestinnän kanssa:

  • Mitä viestintäkanavaa käytetään mihinkin tarkoitukseen?
    • Sähköpostit, Slackit, Teamsit ja Whatsapit: sovelluksia on monia, joten on hyvä hybridityön alussa asettaa ne sisältöjen mukaan kartalle. Missä kanavalla viestitään yhteisistä asioista, missä raportoidaan ja missä jutellaan työkavereiden kesken?
  • Miten erityisen kiireellisistä asioista viestitään?
    • Kiireisissä asioissa voidaan luoda pelisäännöt: Slackia ei tarvitse vahdata, mutta puhelu tarkoittaa jo tärkeää asiaa. 
  • Milloin jokaisen tulee olla tavoitettavissa? 
    • Työstä irtautuminen helpottuu, työstressi vähenee ja palautuminen parantuu, jos työsovellusten ilmoitukset voi sulkea vapaa-ajaksi. On kuitenkin hyvä sopia, milloin kaikkien tulee ainakin olla pääosin tavoitettavissa. 
  • Miten mahdollistetaan hiljaisenkin tiedon kulku?
    • Moni organisaatio on ottanut käyttöönsä avoimen viestinnän periaatteen, jonka kautta kaikki ei-salainen käydään avoimilla kanavilla. Tämä voi osaltaan helpottaa hiljaisen tiedon leviämistä ja ylipäätänsä avoimen viestinnän kulttuuria. 
  • Miten raportoida ja viestiä omista tavoitteistaan?
    • Mieti, olisiko hybridiaikaan perusteltua pitää viikossa vaikkapa kaksi lyhyttä check-up -puhelua yhden sijaan? Tai voisiko jokainen tiimiläinen kirjoittaa lyhyen päivityksen viikon teoista aina perjantaisin? 

HR-johtajien kannattaa juuri nyt pitää työntekijöiden tarpeet mielessä ja luoda mahdollisimman rentoja, jopa epävirallisia viestintäkanavia tiimiläistensä kanssa. Säännöllinen vuoropuhelu työntekijöiden kanssa voi rakentaa kulttuuria, jossa avoin kommunikointi ei ole vain ok, vaan siihen myös rohkaistaan. Näin varmistat myös sen, että jokainen työntekijä tulee kuulluksi – oli hän sitten etänä, tai paikalla toimistossa. 

Rakenna organisaatiosi näköistä työhyvinvointia ​

Tärkeintä on muistaa, että hyvinvoiva henkilöstö, tekipä se työtä toimistolla, etänä tai hybridinä, on aina organisaation etu. Pitkässä juoksussa työssä jaksaminen on kaiken A ja O.

Kysyttäessä työhyvinvoinnista HR-johtajien vastaukset ovat laajoja. Perushaasteena on, että työhyvinvointi on työyhteisön jäsenten subjektiivinen kokemus, jonka yhteismitallistaminen on haastavaa. Työkykyä ennustaa hyvin työntekijöiden oma kokemus siitä

Yksi keskeinen peruselementti työhyvinvoinnille on terveellisyys ja turvallisuus. Monilla asiantuntijatyöhön painottuvilla työpaikoilla tämä tarkoittaa ergonomiaa, valaistusta, tauoista huolehtimista ja vaikkapa koronaturvallisia toimistosääntöjä. Monissa organisaatioissa työtä tehdään kuitenkin kaikkialla muualla kuin toimistopöydän ääressä, ja turvallisuus voi lähteä esimerkiksi teollisuudessa hyvin perusasioista: tavoite on, että jokaisen päivän päätteeksi jokaisen työntekijän jokainen sormi on edelleen tallella.

Työhyvinvointi edellyttää tasapainottelua etätyön ja lähityön sekä työn ja vapaa-ajan välillä. Työpäivän jälkeen energiaa pitää olla muuhunkin kuin sohvalle kaatumiseen. Työpaikalla ihmiset on myös tärkeä kohdata kokonaisina yksilöinä: töistä viedään asioita kotiin ja kotoa tuodaan asioita töihin, ja kokonaistilanne vaikuttaa työntekijän kokemaan työhyvinvointiin.

OP Ryhmän Länsisalmi lähestyy työhyvinvoinnin määrittelyä tieteen kautta.

Olennaisia elementtejä sille ovat työn merkityksellisyys paitsi ihmisen itsensä, myös hänelle tärkeiden ihmisten mielestä, vaikuttamisen mahdollisuus työhön ja sen kehittämiseen, työyhteisössä arvostetuksi tuleminen, hallinnan tunne ja sopiva vaatimustaso, joka ei vaadi työntekijää sinnittelemään jatkuvasti äärirajoilla.

Tästä blogista löydät kahdeksan helppoa vinkkiä HR-tiimeille korona-ajan jälkeisen työhyvinvoinnin rakentamiseen ja kehittämiseen.

Vinkki

Työkykyä ennustaa hyvin työntekijöiden oma kokemus siitä. Kysy säännöllisesti henkilöstökyselyissä, kuinka samaa mieltä ihmiset ovat väitteen “Uskon, että voin vielä kahden vuoden päästäkin tehdä tätä työtä” kanssa.

Etätyö ja työyhteisö​

“Työ ei ole soolosuoritus, vaan orkesteri, jonka pitää soittaa yhteen.”

Pitkä etätyö – ja korona-aika on lisännyt monen henkilöstöjohtajan huolta työntekijöistä. Vaikka sairauspoissaoloja on ollut vähemmän kuin ennen, piiloon on voinut jäädä paljon tuen tarvetta tai pahoinvointia. Kaikkiin ongelmiin ei ole välttämättä havaittu puuttua ja kollegat tai esihenkilöt eivät ole voineet olla täysillä jokaisen tukena.

Tyky-päivät, tiimiaktiviteetit ja toimiston yhteiset aamiaispalaverit saattavatkin nousta koronan jälkeisessä ajassa arvoon arvaamattomaan. Epämuodollisemmissa tilaisuuksissa saa paremmin kiinni siitä, miten työkavereilla oikeasti menee.

Korona-aikana monen työyhteisön jälkimmäinen osa – yhteisö – on ollut hyllyllä. Tämä on näkynyt paitsi työntekijöiden sitoutumisessa, myös työn substanssissa. Kun monet työntekijät ovat olleet pitkään erossa kollegoistaan eivätkä ole päässeet näkemään heidän spontaaneja reaktioitaan erilaisiin työtehtäviin, voi olla vaikea hahmottaa oman työn merkitystä koko organisaatiolle. 

“Työ ei ole soolosuoritus, vaan orkesteri, jonka pitää soittaa yhteen”, Ilmarisen henkilöstöjohtaja Sami Ärilä kuvaa.

Vinkki

Yhteisöllisyyttä voi rakentaa myös aamupalatapaamisten ja tiimipäivien ulkopuolella. Kokeile rohkeasti lyhyitäkin asioita: Cuckoon taukojumppia, padelpeliä tai yhteistä lounaskävelyä. Pienet teot merkitsevät yllättävän paljon.

Kehitä toimintamalleja jatkuvasti ​

Koronatilanne on saanut monet hahmottamaan, että vanhoja käytänteitä voi muuttaa nopeastikin ja kehitykseen on pakko panostaa. Tuttuun ja turvalliseen tuudittautuminen voi ajaa nopeasti organisaation ongelmiin: kehitystä ei tapahdu, jos siihen ei panosteta.

Toimintamallien kehittämiseen voi ja pitää hakea virikkeitä monelta suunnalta. Sen tueksi kannattaa kokeilla verkostojen hyödyntämistä, muiden organisaatioiden ja kilpailijoiden toiminnan aktiivista seuraamista sekä henkilöstön kuuntelemista herkällä korvalla.

Kokeile tätä

Mitä tehdä nyt?

Aikatauluta seuraava tiimin yhteinen, epämuodollinen kokoontuminen – ehkä siihen voisi toimia Cuckoon taukojumppa?

Mitä tehdä kuukauden kuluttua?

Lisää työkykyyn liittyvä kysymys henkilöstökyselyihin, jos se ei siellä jo ole. Seuraa vastausten kehittymistä säännöllisesti.

Mitä tehdä vuoden kuluttua?

Kerää henkilöstöltä palautetta omasta ja tiimisi toiminnasta haastatteluin kyselyiden sijaan. Voit saada vastauksiin uudenlaista syvyyttä.

Katso miten EY hyödyntää Cuckoota työhyvinvoinnissa

Katso video

Miten Cuckoo auttaisi sinua ja kollegoitasi työpäivien aktivoinnissa?

Cuckoon tiimi auttaa mielellään pohtimaan teille sopivaa pakettia ja aktivointia!

Lisää HR Masterclassia

Jätä yhteystietosi alle niin saat lisätietoja Cuckoosta

Jättämällä yhteystietosi hyväksyt, että Cuckoo on yhteydessä sinuun ja voi käyttää yhteiystietoja markkinointitarkoituksiin.

Ei sitoumusta. Tietosi on meillä turvassa.