Tehokkuus ja energian ylläpitäminen työpäivän aikana eivät tapahdu sattumalta, vaan ne ovat suunnitelmallisuuden, ajanhallinnan ja tietoisen itsensäjohtamisen tulosta. Tässä artikkelisarjassa käsittelemme eri keinoja, joilla voit suunnitella työpäivien rakennetta järkevästi.
Ajanhallinta ja keskittyminen ovat tärkeimpiä elementtejä missä tahansa työssä. Usein tavoittelemme flow-tilaa ja siihen pääseminen on merkki jälkimmäisessä onnistumisessa. Flow-tilassa aika kuluu nopeasti ja tehtävään syventyminen tuntuu miellyttävältä ja tehokkaalta.
Mutta miten yhdistää keskittyminen, tehokkuus ja ajanhallinta? Tämä kuulostaa kolmiolta, jonka jokaista kulmaa on haastavaa pitää yllä samanaikaisesti.
Tärkeä osa tehokkuuden ja keskittymisen ylläpitoa on tauottaminen ja fyysinen aktiivisuus työpäivän aikana. Ne eivät ainoastaan estä uupumusta, vaan myös edistävät luovuutta ja keskittymistä, eli uudelleenpääsemistä flow-tilaan. Samalla luodaan myös rytmiä ja aikataulutusta työpäivän tehtävälistaan.
Tässä neljä parasta vinkkiä järkevään ajanhallintaan taukoja hyödyntäen, samalla tehostaen tehokkuutta ja keskittymistä:
1. Aikatauluta työtehtävät: to do-listat ovat hyviä, mutta yhdistä ne kalenterisi kanssa. Jätä tehtävien välille tilaa, älä tunge päivää täyteen. Pidä suunnitellusta ajastamisesta kiinni parhaasi mukaan! Laita kalenteriin mukaan myös hetket, jotka ovat omistettu lounaalle, tauolle tai kahvikupin hakemiselle.
2. Käytä jotain tekniikkaa työtehtävien valmiiksi saattamisessa. Hyvä käytännön esimerkki on pomodorotekniikka: työskennellään 25 minuuttia, jonka jälkeen pidetään 5 minuutin tauko. Selkeää ja yksinkertaista, mikä myös motivoi suorittamaan ne ärsyttävimmätkin työtehtävät annetun ajan sisällä.
Pomodoron aikarakenne on erinomainen tapa pitää yllä sekä tehokkuutta että energiatasoja. Ja 5 minuutin tauko on täydellinen hetki tehdä pieni taukojumppa: kävele hieman, venyttele, tee kyykkyjä, you name it!
Tavoittelemme usein flow-tilaa työnteossa ja siihen pääseminen on merkki onnistuneesta keskittymisestä. Tätä voi edesauttaa jaksottamalla työaikaa lyhyillä mikrotauoilla.
3. Taukojumppa! Tätä tarvitsee jokainen, sillä taukoliikunnan hyödyt eivät katso työpaikkaa. Ne kuuluvat jokaiselle. Mutta miten tämä liittyy ajanhallintaan?
Suunnitellussa aikataulussa on helpompaa pysyä, kun varsinaisten työtehtävien välillä on tilaa pitää taukoja. Aikataulujen pitää myös joustaa, joskus suunniteltu aika ei olekaan riittävä. Ja silloin sitä suuremmalla syyllä on tärkeää resetoitua ennen seuraavaan tehtävään tarttumista.
Hyödynnä taukojesi minuutit hellien aivojasi ja vetreyttäen raajojasi. Istuminen on yksi aikamme vitsauksista ja jo lyhyet katkokset siinä voivat tuoda merkittäviä terveydellisiä hyötyjä, kunhan tätä tekee säännöllisesti. Me tiedämme, että taukoja pidetään edelleen liian vähän, vaikka useat tutkimukset kertovat niiden tärkeydestä. Cuckoo on tähän toimiva ratkaisu: Cuckoo on täynnä erilaisia, fysioterapeuttien suunnittelemia, muutaman minuutin taukoja, jotka sopivat erityisesti istumatyöläisille. Ajasta tauot haluamaasi hetkeen ja Cuckoo muistuttaa kun on tauon paikka.
4. Huomioi taukojen laatu. Vältä houkutusta käyttää tauko passivoitumiseen sosiaalisen media äärellä. Keskity asioihin, jotka oikeasti virkistävät! Tutkimukset ovat osoittaneet, että “tauon” pitäminen somea selaamalla kuormittaa aivoja lisää, jonka seurauksena keskittyminen ja töiden jatkaminen vaikeutuu.
Ajanhallinta sanana saattaa monista kuulostaa nykyaikana keksityltä ongelmalta. Kuitenkin erityisesti asiantuntijatyötä tekevien ammattien keskuudessa on tyypillistä, että työtehtävien määrä ei ole tasapainossa työajan kanssa, jolloin tunne hallinnasta herpaantuu. Suunnitelluissa aikatauluissa voi olla vaikeaa pysyä ja tuntuu, että työmäärä kasvaa yli äyräiden vaikka tätä yrittääkin kontrolloida.
Edellämainittu asetelma johtaa herkästi työn mielekkyyden vähenemiseen, ylikuormittumiseen ja sitä seuraavaan uupumiseen. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää tunnistaa tilanteet ja tehtävät, joissa korostuu ajanhallinan puute ja työmäärän kasvu suhteessa käytettävään työaikaan. Tällöin on mietittävä realistisesti työtehtävien delegointia, uudelleenjärjestämistä ja aikataulua. Vastuu tilanteen muuttamisesta ei ole yksin työntekijällä, vaan esihenkilöstöllä.
Ajahallinnan kannalta kyse on ennen kaikkea työpäivän ja työviikon hahmottamisesta kokonaisuutena. Säännöllinen ja onnistunut työajan rakentaminen suhteessa työmäärään, tauot huomioiden, edesauttaa jaksamista ja palautumista. Tämä vaikuttaa suoraan myös vapaa-aikaan, kun energiavaroja ei ole kulutettu loppuun työpäivän aikana. Tauottamisen edut huomioiden on huolestuttavaa, että taukojen pitämiseen ei juurikaan rohkaista.
Ajanhallinta liittyy olennaisesti itsensäjohtamiseen. Siitä kerrommekin lisää artikkelisarjamme toisessa osassa.
© Slush Media
Kohti terveempää työelämää – Kuusi ohjetta itsensäjohtamiseen