Työn tahti kiihtyy, mutta ihmisen kapasiteetti ei. Kun kiire, epäselvät tavoitteet ja jatkuvat muutokset kuormittavat, esihenkilön rooli korostuu entisestään. Miten esihenkilö voi tunnistaa työtekijöiden kuormituksen merkit ja rakentaa kulttuuria, jossa palautuminen on osa arkea?
Tässä artikkelissa työ- ja organisaatiopsykologi Nina Lyytinen ja Cuckoon toimitusjohtaja Amel Gaily avaavat 5 oppia siihen, mistä henkisen kuormituksen vähentäminen lähtee ja millaisilla teoilla sitä voi johtaa.
Työyhteisön hyvinvointi rakentuu selkeyden varaan. Työntekijän on tiedettävä, mitä häneltä odotetaan, miksi työ on tärkeää ja millä resursseilla tavoitteet on mahdollista saavuttaa. Jos tavoitteet ovat epärealistisia tai epäselviä, työn mielekkyys ja onnistumisen kokemukset katoavat nopeasti.
Esihenkilö voi vaikuttaa merkittävästi siihen, miten työntekijä ymmärtää oman tehtävänsä merkityksen osana isompaa kokonaisuutta. Kun työntekijä näkee, miten hänen panoksensa linkittyy organisaation tavoitteisiin, motivaatio ja sitoutuminen kasvavat.
“Kaiken hyvinvoinnin ja työssä onnistumisen edellytysten perusta lähtee siitä että on selkeä käsitys omasta työtehtävästä. Toinen asia, jossa esihenkilö voi auttaa, on työn merkityksellisyyden kirkastaminen, eli miten yksilön oma tehtävä linkittyy siihen isompaan strategiaan ja visioon”, Gaily toteaa.
Kuormituksen merkit eivät aina näy heti työpaikalla. Usein ensimmäiset signaalit ilmenevät vapaa-ajalla, kuten harrastuksissa, kotona tai sosiaalisissa suhteissa. Työpaikalla merkkejä voivat olla muutokset käyttäytymisessä, tarkkuudessa, vuorovaikutuksessa tai ajankäytössä. Kun aiemmin täsmällinen työntekijä alkaa tulla viime tipassa tai vetäytyy tiimistä, kyse voi olla liiallisesta kuormituksesta.
Tiimitasolla varhaisia merkkejä kuormituksesta ovat ristiriitojen lisääntyminen, kiirepuhe ja yhteisöllisyyden katoaminen. Esihenkilön on tärkeää huomioida nämä muutokset ja uskaltaa kysyä suoraan, mitä toiselle kuuluu. Suora, välittävä kysymys on aina parempi kuin asioiden pohtiminen muiden kanssa.
Kuormituksen tunnistaminen alkaa myös itsestä. Esihenkilön on tärkeää ymmärtää omia reaktioitaan stressitilanteissa, jotta hän voi aidosti havaita ja tukea muita.
“Kuormituksen merkkejä on helpompi huomata muissa, kun ensin opimme tunnistamaan niitä itsessämme. Samalla esihenkilön tulee myös tuntea se tiimi, jota hän johtaa, sekä lisäksi muistaa, että tiimi koostuu yksilöistä, jotka reagoivat asioihin eri tavoin”, Lyytinen korostaa.
Palautumista tukevaa kulttuuria luodaan arjessa jatkuvasti. Esimerkiksi johtaminen on arjen tekoja, ja siksi esihenkilön oma käyttäytyminen kertoo enemmän kuin mikään ohjeistus. Jos esihenkilö painottaa palautumisen tärkeyttä, mutta ei itse pidä taukoja, viesti jää tyhjäksi.
Kunnollinen palautuminen ei myöskään ole mahdollista, jos työn tavoitteet, resurssit ja aikataulut ovat jatkuvasti ristiriidassa. Palautumista tukevat rakenteet luodaan johdon ja esihenkilöiden päätöksillä: selkeillä tavoitteilla, realistisella työn mitoituksella ja mahdollisuudella rytmittää työtä päivän aikana.
Yksinkertainen mutta tehokas keino palauttavan kulttuurin luomiseen on taukojen normalisointi. Yhteiset tauot, lyhyet hengähdykset ja palaverikäytännöt, joissa huomioidaan keskittymisen rajat, tukevat palautumista. Palaverit eivät ole tehokkaita, jos keskittyminen loppuu jo puolivälissä.
“Jos työssä ei ole aikaa pitää taukoja, niin miettisin esihenkilönä, että mitä tässä työssä pitää muuttaa että työntekijöillä on näihin mahdollisuus. Tauot ovat kuitenkin palauttavia hetkiä, jotka usein myös parantavat työsuoritusta”, muistuttaa Lyytinen.
Työn kuormitusta ei voi kantaa yksin, eikä sitä myöskään ratkaista yksin. Jokainen meistä tarvitsee ympärilleen yhteisön, jossa voi puhua avoimesti, jakaa epävarmuutta ja saada tukea silloin, kun oma jaksaminen on koetuksella.
Yhteisöllisyys ei ole pehmeää puhetta hyvinvoinnista. Se on kovaa ydintyötä sitouttamisen ja tuloksellisuuden näkökulmasta. Sitoutunut työntekijä on motivoitunut, luova ja uskaltaa kokeilla uutta. Pienet keskustelut, spontaanit kahvihetket ja yhteiset tauot ovat niitä hetkiä, joissa syntyy luottamusta ja yhteyttä. Ja juuri se yhteys kannattelee silloin, kun työssä on kiire tai paineita.
Kun työpaikalla välittäminen on normaalia, ihmiset uskaltavat kertoa, kun heillä on liikaa työpöydällä, ja kuormitus on mahdollista pysäyttää ennen kuin se kasvaa liian suureksi.
“Esihenkilön pitää tasapainotella kahden asian kanssa: työntekijät haluavat suoriutua mahdollisimman hyvin työstään ja olla tehokkaita, mut toisaalta työntekijät ovat paljon sitoutuneempia työyhteisöön, jos he kokevat yhteyttä työkavereihin. Eli jotta yhteisöllisyyttä voi syntyä, työpäivässä pitää olla huokoisuutta ja tilaa yhteyden syntymiselle”, Gaily summaa.
Työkulttuuri ei muutu juhlapuheilla tai kampanjoilla, vaan arjen käytännöillä. Esihenkilö on keskeinen kulttuurin rakentaja, sillä hänen käytöksensä määrittää, mitä työpaikalla pidetään normaalina. Jos taukojen pitäminen, palautteenanto ja hyvinvointikeskustelut ovat osa arkea, ne muuttuvat osaksi työpaikan identiteettiä.
Mittarit ohjaavat työpaikalla huomiota siihen, mikä koetaan tärkeänä. Jos organisaatio ei mittaa työhyvinvointia, se ei myöskään ole todellinen prioriteetti. Toisaalta Lyytinen muistuttaa, että mittaaminen ilman toimenpiteitä on jopa haitallista, sillä se viestii, että kuormituksen merkit kyllä nähdään, mutta niihin ei haluta puuttua.
Kun työpäivässä on tilaa hengittää ja pysähtyä hetkeksi, myös keskittyminen, yhteistyö ja jaksaminen vahvistuvat. Cuckoo tekee tauoista luontevan osan työpäivää ja auttaa tiimejä löytämään oman rytminsä. Se on helppo tapa varmistaa, että palautuminen ei jää sattuman varaan.
Koulutukset ja valmennukset
Jos kaipaat osaavaa ja inspiroivaa kouluttajaa tai valmentajaa työhyvinvoinnin teemoista, löydät lisätietoa Ninasta ja hänen palveluistaan: www.ninalyytinen.fi
