Tietosuojaseloste

Cuckoo Networks Oy, 2612255-9, (”Cuckoo”, ’’me” tai ”meille”) toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään henkilötietoja asiakassuhteen hallinnoimisen, palveluiden toteuttamisen ja markkinoinnin yhteydessä. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan käyttäessäsi Cuckoo –palvelua, verkkosivustoamme sekä viestiessämme kanssasi asiakassuhteeseen tai palveluihimme liittyen.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietojasi rekisterinpitäjänä toimiessamme. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joita voidaan käyttää sinun tunnistamiseksi.

Meille on tärkeää, että sinulla on turvallinen olo sen suhteen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Teemme kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta henkilötietosi ovat suojattu ja, jotta henkilötietojesi käsittely suoritetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti.

Kenelle tämä tietosuojaseloste on suunnattu?​

Tämä tietosuojaseloste kattaa ja koskee seuraavia rekisteröityjen ryhmiä:

• Käyttäjät, jotka käyttävät Cuckoo –palveluamme henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen avulla.
• Käyttäjät, jotka käyttävät verkkosivustoamme tai seuraavat meitä muiden sähköisten viestintäkanavien välityksellä, kuten lukien Cuckoon uutiskirjeet.
• Asiakkaidemme yhteyshenkilöt tai edustajat, jotka toimivat yhteyshenkilöinä esimerkiksi asiakassuhteen hallinnoimiseen ja laskutukseen liittyen.

Miten keräämme henkilötietoja?​

Voimme kerätä henkilötietojasi seuraavilla tavoilla:

• Henkilötiedot, jotka annat meille itse, esimerkiksi ollessasi meihin yhteydessä sähköpostitse tai puhelimitse sekä antaessasi tietoja verkkosivustomme lomakkeiden tai chat-palvelun kautta.
• Henkilötiedot, jotka annat meille itse käyttäessäsi Cuckoo –palvelua, mukaan lukien käyttäjätilin ja –profiilin luominen sekä suorittamiesi jumppien ja aktiviteettien jakaminen palvelun sisällä.
• Henkilötiedot, jotka keräämme aktiivisuudestasi Cuckoo –palvelussa, kuten tietoja suoritetuista taukoliikuntaharjoituksista, lähettämistäsi kutsuista ja haasteista sekä ryhmistä, joissa olet mukana tai joihin liityt palvelun sisällä.
• Automaattisten menetelmien avulla, esimerkiksi saapuessasi verkkosivustollemme tai kirjautuessasi Cuckoo -palveluun, jolloin keräämme automaattisesti kirjautumisten lokitiedon ja verkkotunnistetietoja, kuten IP-osoitteen ja päätelaitteesi tunnistetietoja. Tällaisiin automaattisiin menetelmiin lukeutuu myös verkkosivustomme ja palvelumme päätelaitteellesi asettamat evästeet, jotka keräävät edellä mainittuja tietoja käyttäessäsi verkkosivustoamme tai palveluamme.

Milloin ja miksi käsittelemme henkilötietoja?​

Verkkosivuston, palveluiden sekä niihin liittyvien IT-järjestelmien hallinnoiminen ja suojaaminen

Voimme käsitellä henkilötietoja hallinnoidaksemme ja suojataksemme verkkosivustoamme, Cuckoo –palvelua sekä niihin liittyviä IT-järjestelmiä, esimerkiksi kerätessämme lokitietoja kirjautumisista verkkosivustollemme ja palveluumme sekä selvittäessämme mahdollisia ongelmia tai poikkeamia. Vieraillessasi verkkosivustollamme tai käyttäessäsi Cuckoo Workout –palvelua asetamme päätelaitteellesi ns. välttämättömiä evästeitä, jotta voimme toteuttaa tekemäsi pyynnöt sekä varmistaa palveluidemme perusturvallisuuden.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Perus- ja yksilöintitiedot · Yhteystiedot · Verkkotunnistetiedot · Lokitiedot · Mahdollisissa tukipyynnöissä annetut lisätiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa palveluidemme sekä niihin liittyvien IT-järjestelmien hallinnoimiseen ja suojaamiseen liittyvät oikeutetut etumme.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Säilytämme lokitietokantoihin tallennettuja verkkotunnistetietoja ja lokitietoja vianetsimistä ja poikkeamien selvittämistä varten korkeintaan 2 vuotta lokitapahtuman kirjautumisesta lukien.

Verkkosivustomme käytön mittaaminen ja kehittäminen

Voimme käsitellä henkilötietoja verkkosivustomme käytön mittaamiseksi sekä kehittämiseksi, mukaan lukien tilastotietojen koostaminen verkkosivustomme käytöstä. Verkkosivustomme käytön yhteydessä voimme tämän tarkoituksen toteuttamiseksi asettaa päätelaitteellesi ns. analyyttisiä ja tilastollisia evästeitä. Tähän tarkoitukseen koostetut tilastot eivät sisällä henkilötietoja.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Verkkotunnistetiedot	Suostumus. Analyyttisten ja tilastollisten evästeiden asettaminen verkkosivustomme käytön yhteydessä perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen.
Säilytysaika: Verkkosivustomme analyyttiset ja tilastolliset evästeet säilyvät käyttäjän päätelaitteella kullekin evästeelle määritetyn säilymisajan, ellet poista evästeitä selainasetuksista. Jos et erikseen poista evästeitä, istuntokohtaiset evästeet poistuvat automaattisesti istunnon päättyessä, muiden tähän tarkoitukseen käyttämiemme evästeiden säilyessä korkeintaan 2 vuotta. Tilastot, jotka eivät sisällä luonnolliseen henkilöön yhdistettävää tietoa säilytetään toistaiseksi.

Sähköisen markkinointiviestinnän ja verkkomainonnan toteuttaminen

Voimme käsitellä henkilötietoja sähköisen markkinointiviestinnän toteuttamiseksi, jos tilaat uutiskirjeemme tai muuta vastaavaa sähköisesti lähetettävää markkinointisisältöä tai –viestintää. Vieraillessasi verkkosivustollamme voimme myös asettaa päätelaitteellesi ns. markkinointievästeitä, jotta pystymme tarjoamaan relevanttia mainontaa verkkosivustollamme ja muualla verkossa.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Perus- ja yksilöintitiedot · Yhteystiedot · Verkkotunnistetiedot	Suostumus. Sähköisen markkinointiviestinnän, kuten uutiskirjeiden, toimittaminen perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen. Yhtä lailla markkinointievästeiden asettaminen verkkosivustomme käytön yhteydessä perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään siihen asti, kun sähköistä markkinointiviestintää koskeva tilaus on aktiivinen. Peruuttaessasi tilauksesi poistamme tähän tarkoitukseen käsitellyt henkilötiedot. Verkkosivustomme asettamat markkinointievästeet säilyvät käyttäjän päätelaitteella kullekin evästeelle määritetyn säilymisajan, ellet poista evästeitä selainasetuksista. Jos et erikseen poista evästeitä, istuntokohtaiset evästeet poistuvat automaattisesti istunnon päättyessä, muiden tähän tarkoitukseen käyttämiemme evästeiden säilyessä pidempään.

Asiakassuhteen hallinnoiminen

Käsittelemme asiakkaidemme yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilötietoja hallinnoidaksemme asiakassuhdetta, esimerkiksi tallentaessamme yhteyshenkilön sekä asiakkaan määrittämien käyttäjien yhteystiedot, arkistoidessamme asiakassopimuksia, pitäessämme yhteyttä liiketoimintasuhteeseen liittyen sekä laskutuksen ja saatavien hallinnan yhteydessä.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Perus- ja yksilöintitiedot · Yhteystiedot · Organisaatiotiedot · Yhteydenpidossa annetut lisätiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa asiakassuhteen hallinnoimiseen liittyvät oikeutetut etumme. Sopimus. Mikäli asiakkaamme katsotaan soveltuvan lainsäädännön mukaiseksi kuluttajaksi, on käsittely tällöin tarpeellista Cuckoon ja asiakkaan välisen sopimuksen tekemiseksi tai sen täytäntöön panemiseksi.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan, jonka päättymisen jälkeen tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Voimme kuitenkin säilyttää osaa henkilötiedoista pidempään, jos se on tarpeellista oikeusvaateiden hallinnoimiseen ja puolustamiseen liittyvien oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi (kuten esimerkiksi kirjanpitolain noudattamiseksi).

Cuckoo –palvelun toimittaminen käyttäjille

Meidän on käsiteltävä Cuckoo-palvelun käyttäjän henkilötietoja, jotta pystymme toimittamaan Cuckoo-palvelun käyttäjän pyynnöstä ja voimassa olevien palvelun käyttöön soveltuvien käyttöehtojen mukaisesti. Tämän tarkoituksen toteuttamiseksi voimme käsitellä käyttäjän henkilötietoja myös Cuckoo-palvelun käyttöön liittyviin kysymyksiin vastaamiseksi, Cuckoo-palvelun käyttöön liittyvien ilmoitusten lähettämiseksi sekä palvelun sisällön räätälöintiä varten.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Perus- ja yksilöintitiedot · Yhteystiedot · Organisaatiotiedot · Käyttäjäprofiili ja -valinnat · Palvelun käyttö- ja aktiivisuustiedot · Verkkotunnistetiedot	Sopimus. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista Cuckoon ja käyttäjän välisen sopimuksen tekemiseksi tai sen täytäntöön panemiseksi.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään Cuckoo –palvelun käytön ajan, jonka päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään korkeintaan 2 vuotta viimeisimmästä kirjautumisesta, jotta pystymme hallinnoimaan sekä puolustautumaan mahdollisilta oikeusvaateilta.

Parannettujen palveluominaisuuksien toteuttaminen käyttäjän pyynnöstä

Käyttäjä voi halutessaan ladata Cuckoo lisäosan Microsoft Teams -sovellukselle, jonka käytön yhteydessä käsittelemme henkilötietoja. Lisäosan avulla pystymme tarjoamaan parannettuja palveluominaisuuksia käyttäjälle, kuten esimerkiksi mahdollistamaan kirjautumisen Cuckoo -palveluun Microsoft tilin kautta, kommunikoinnin chatbottimme kanssa sekä taukoliikuntaehdotusten tai -muistutusten vastaanottamisen.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Yhteystiedot · Microsoft käyttäjätiedot ja -profiili · Cuckoo käyttäjäprofiili ja -valinnat · Kommunikointi- ja viestintätiedot (esim. kommunikointi chatbotin kanssa) · Verkkotunnistetiedot	Sopimus. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista Cuckoon ja käyttäjän välisen sopimuksen tekemiseksi tai sen täytäntöön panemiseksi Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toimittaa parannettuja palveluominaisuuksia käyttäjälle.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään Cuckoo –palvelun tai lisäosan käytön ajan, jonka päättymisen jälkeen tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Käyttäjän henkilötiedot poistetaan joka tapauksessa viimeistään 2 vuoden kuluttua viimeisimmästä kirjautumisesta palveluun.

Cuckoo –palvelun käytön mittaaminen ja kehittäminen

Voimme käsitellä Cuckoo –palvelun käyttäjän henkilötietoja, jotta voimme mitata palvelun käyttöä, koostaa yhdistelmätilastoja palvelun käytöstä sekä parantaa ja kehittää palveluamme näiden perusteella.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Perus- ja yksilöintitiedot · Organisaatiotiedot · Palvelun käyttö- ja aktiivisuustiedot · Lokitiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa Cuckoo –palvelun käytön mittaamiseen ja kehittämiseen liittyvät oikeutetut etumme.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään tilastoanalyysien laatimisen keston ajan. Tilastot, jotka eivät sisällä luonnolliseen henkilöön yhdistettävää tietoa säilytetään toistaiseksi.

Cuckoo –palvelun turvallisuuden ja eheyden edistäminen

Voimme käsitellä Cuckoo –palvelun käyttäjän henkilötietoja estääksemme väärinkäytöksiä, torjuaksemme haitallista toimintaa palvelussa sekä muiden huonojen tai haitallisten käyttökokemusten havaitsemiseksi ja estämiseksi. Tämän tarkoituksen toteuttamiseksi voimme käyttää tarpeellisia henkilötietoja myös käyttöehtojemme tai käytäntöjemme rikkomusten tutkimiseksi.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Perus- ja yksilöintitiedot · Yhteystiedot · Organisaatiotiedot · Käyttäjäprofiili ja -valinnat · Palvelun käyttö- ja aktiivisuustiedot · Verkkotunnistetiedot · Lokitiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa Cuckoo –palvelun turvallisuuden ja eheyden edistämiseen liittyvät oikeutetut etumme.
Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään väärinkätösten tai muiden haitallisten käyttökokemusten selvittämisen keston ajan. Tämän lisäksi voimme kuitenkin säilyttää välttämättömiä henkilötietoja pidempään, jos se on tarpeellista oikeusvaateen hallinnoimiseen ja puolustamiseen liittyen tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, kuten esimerkiksi kirjanpito- tai verolainsäädäntöön liittyvät velvoitteet.

Perus- ja yksilöintitiedot	Käsittelyn laillinen peruste
· Kaikki henkilötietoryhmät, jotka on kerätty ja jotka ovat tarpeen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi	Lakisääteinen velvollisuus. Käsittely on tarpeellista lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin tietty lakisääteinen velvoite edellyttää. Esimerkiksi kirjanpitolaki asettaa velvoitteen säilyttää kirjanpidon tositeaineistoon kuuluvia tietoja tilikauden päättymisestä seuraavan 6 vuoden ajan.

Kenelle jaamme henkilötietoja?​

Tarvittaessa jaamme henkilötietoja myös muiden tahojen kanssa. Erottelemme henkilötietojen vastaanottajat palveluntarjoajiin ja muihin vastaanottajiin. Palveluntarjoajat ovat henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja Cuckoon lukuun, tässä tietosuojaselosteessa määritettyihin tarkoituksiin. Muut vastaanottajat, jotka mahdollisesti vastaanottavat henkilötietoja ovat rekisterinpitäjiä ja käsittelevät henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Palveluntarjoajat

Käytämme erilaisia palveluntarjoajia (esimerkiksi Pipedrive, Amazon, Microsoft ja Intercom) toteuttaaksemme tässä tietosuojaselosteessa määritetyt käsittelyn tarkoitukset. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja vastaamme käyttämiemme palveluntarjoajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat meille muun muassa tietojen varastointi, tietotekniikka, analytiikka, markkinointiviestintä ja IT-järjestelmäpalveluita. Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain näitä tarkoituksia varten ohjeidemme mukaisesti, eivätkä omiin tarkoituksiinsa. Olemme rekisterinpitäjiä henkilötietojen käsittelyssä, jonka palveluntarjoajat suorittavat meidän puolestamme. Emme koskaan myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Muut vastaanottajat

Vastaanottaja	Tarkoitus
Asiakas (Cuckoo –palvelun käyttäjän työnantaja) )	Cuckoo -palvelun käyttäjien henkilötietoja saatetaan aika ajoin luovuttaa käyttäjän työnantajalle, joka on tilannut palvelun Cuckoolta omalle henkilökunnalleen tai muille käyttäjilleen, ja ovat sopimussuhteessa Cuckoon kanssa.
Viranomaiset	Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietojasi viranomaisille, jos meillä on lakisääteinen velvollisuus jakaa tietoja.
Ulkoiset neuvonantajat	Voimme jakaa tarvittaessa tietoja ulkoisille neuvonantajille, esim. tilintarkastajille ja asianajotoimistolle, jos laki niin velvoittaa tai jos henkilötietojen jakaminen on tarpeen, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.
Tuomioistuimet, vastapuolet ym.	Voimme jakaa henkilötietojasi tuomioistuimille, vastapuolille ym., jos se on tarpeen puolustautuessamme meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.
Mahdolliset ostajat ja myyjät	Voimme jakaa välttämättömiä henkilötietoja mahdollisten ostajien ja myyjien kanssa yrityskauppa- tai sulautumistilanteissa.