Millä keinoin työhyvinvointia edistetään nopeatempoisessa tapahtumatuotannossa, jossa on mukana useita kumppaneita ja monia liikkuvia palasia? Tässä artikkelissa aiheesta kertovat kasvuyritystapahtuma Slushin tapahtumatuottaja Miranda Lehtonen ja Slushin Head of People, Maija Muntila.
© Slush MediaMitä työhyvinvointi tarkoittaa tapahtumatuotannossa? Työhyvinvoinnista puhutaan nykyään enemmän kuin ennen, mutta usein se yhdistetään toimistossa tai muussa vakituisessa lokaatiossa tehtävään istumatyöhön ja tällaiseen työhön rinnastettuna tapahtuman tuotanto on hyvin poikkeavaa.
– Tapahtumatuotannossa yleisesti haastavinta ovat erilaiset aikataulukset. Jotkin tapahtumat voidaan saada valmiiksi lyhyessäkin aikataulussa, mutta Slushia suunnitellaan 11-12 kuukautta, eli noin vuoden päivät. Asiakasryhmien eri konsepteja on paljon ja näiden suunnitteluun on varattava aikaa, kertoo Miranda Lehtonen.
Lehtonen on toiminut Slushin tapahtumatuottajana puolitoista vuotta. Uransa Slushilla hän on aloittanut tapahtumatuotantotiimin vapaaehtoisena muutamia vuosia sitten. Nykyään Lehtonen vastaa Slushin tapahtumatuotannon operatiivisesta puolesta.
– Operatiivinen osa pitää sisällään esimerkiksi kaiken fyysisen tilaamisen. Tässä roolissa työ konkretisoituu erityisesti tapahtuman lähestyessä, kun paketteja ja rakenteita alkaa saapua, Lehtonen kertoo.
– On totta, että tapahtuman lähestyessä tulee ne tiukimmat hetket eli “vetopäivät”. Tällöin omaa vapaa-aikaa on hyvin rajatusti ja siksi pyrinkin ennakkoon pitämään huolta itsestäni esimerkiksi joogaamalla. Mutta jos tapahtuman tuotanto on sujunut suunnitelmien mukaan, itse h-hetkeä edeltävät viikot menevät pitkälti omalla painollaan.
”Tapahtumatuotannossa yleisesti haastavinta ovat erilaiset aikataulutukset. Jotkin tapahtumat voidaan saada valmiiksi lyhyessäkin aikataulussa, mutta Slushia suunnitellaan 11-12 kuukautta, eli noin vuoden päivät.”
Miranda Lehtonen, tuottaja, Slush
Slush toteutuu vuosittain sekä omien työntekijöidensä, mutta erityisesti vapaaehtoisten voimin. Tänä vuonna vapaaehtoisia on mukana 1600.
– Se, onko vapaaehtoiset Slushilla töissä vain tapahtumapäivinä vai jo aikaisemmin, riippuu täysin heidän vastuualueestaan, kertoo Maija Muntila.
Muntila on työskennellyt Slushin Head of Peoplena noin puolitoista vuotta sitten. Hän hoitaa perinteisten HR-asioiden lisäksi myös vapaaehtoisten työntekijöiden asioita, kuten koulutuksia ja yleistä koordinointia. Kun vapaaehtoisia on Slushissa mukana noin kolmekymmenkertainen määrä Slushin omaan henkilöstöön verrattuna, on sujuva koordinointi kriittisessä roolissa.
Slushiin on tänä vuonna tulossa 13 000 osallistujaa, joista startupien edustajia on noin 5000 ja sijoittajia 3000, eli kävijämäärä eri sidosryhmineen on suuri. Siksi kaksipäiväisen tapahtuman onnistumiseksi työn on oltava jäsenneltyä, selkeästi koordinoitua ja kommunikaation on oltava joka suuntaan avointa.
– Sanoisin, että eniten työhyvinvointiin vaikuttava tekijä, nimenomaan tapahtumatuotannossa, on ennakointi ja selkeyteen pyrkiminen. Slushin arvoihin kuuluu “Strive for clarity” eli olemme tälläkin tasolla tunnistaneet sen, että onnistuminen riippuu siitä, miten hyvin ja selkeästi yhteistyö toimii kaikkien välillä, kertoo Muntila.
– Kun Slushin kaltaista tapahtumaa tuotetaan lähes vuoden päivät, on toteutuksen aikajänne varsin pitkä. Jokainen tiimi vastaa omasta tontistaan, mutta eteenpäin mennään yhdessä, esimerkiksi markkinointitiimi vastaa heidän osa-alueestaan, esiintyjä- ja artistituotanto buukkaa puhujat ja esiintyjät, rakennustiimi vastaa Messukeskuksessa tapahtuvasta rakennusvaiheesta. Kaikkien näiden palasten pitää alusta alkaen keskustella yhteen, jotta liikumme kaikki yhdessä samaan suuntaan. Työhyvinvoinnin kannalta on aivan äärimmäisen tärkeää, että tiimit toimivat saumattomasti ja linkitettynä yhteen, täsmentää Lehtonen.
”Slushin arvoihin kuuluu “Strive for clarity” eli olemme tälläkin tasolla tunnistaneet sen, että onnistuminen riippuu siitä, miten hyvin ja selkeästi yhteistyö toimii kaikkien välillä.”
Maija Muntila, Head of People, Slush
Kun tapahtuman ajankohta alkaa lähestyä kesän jälkeen, silloin myös luonnollisesti paine alkaa kasvaa. Jos tapahtumaa ei tällöin ole alusta asti suunniteltu ja toteutettu yhdessä, voivat ongelmat alkaa heijastua myös ulospäin.
– Lopulta kyse on siitä, että on toimittava alusta asti yhtenä isona tiiminä, jossa jokainen hoitaa vastuullisesti oman tonttinsa. Kommunikaatio on silloin avainasemassa, Lehtonen kertoo.
– Kaikki tekevät intohimolla omaa osuuttaan, mutta silti on kriittistä olla kartalla myös siitä, missä vaiheessa jokin toinen tiimi on.
Slush on kokonaisuutena monitasoinen ja kansainvälisillä mittareilla laadukas tapahtumatuotanto. Kun tehdään jotain näin kompleksista, yleisin syy haasteisiin tai epäonnistumisiin on kommunikaation pettämisessä.
– Juuri tämän takia selkeys on meille niin tärkeä arvo. Kun tehdään tämän kokoista projektia, jossa vapaaehtoisia on 1600, ilman selkeyttä syntyy kaaos. Kaaos aiheuttaa stressiä ja epäselvyyttä ja tällä on hyvin suora yhteys työhyvinvointiin, selventää Muntila.
”Lopulta kyse on siitä, että on toimittava alusta asti yhtenä isona tiiminä, jossa jokainen hoitaa vastuullisesti oman tonttinsa. Kommunikaatio on silloin avainasemassa.”
Miranda Lehtonen, tuottaja, Slush
Selkeä ja toimiva kommunikaatio mahdollistaa myös luottamuksen. Ilman luottamusta tiimityössä on hyvin vaikeaa onnistua.
– Suunnitelmallisuudella pyrimme ennaltaehkäisemään ongelmia tai ainakin tarttumaan niihin jo ajoissa. Jokaisen pitää tietää, mitä omalla työlistalla pitää priorisoida. Jos tätä ei tiedä, muuttuu työ nopeasti hyvin kuormittavaksi, kertoo Muntila.
– Meillä on esimerkiksi viikottaiset tsekkaukset tiimien kesken, jossa katsomme mitä on tehty ja mitä on seuraava prio-listalla ensimmäisenä. Tällöin käydään myös läpi, missä kuluneen viikon aikana ollaan edetty ja onnistuttu.
Strive for clarity -arvo on siis tuotu sanatasolta mukaan viikkotasoiseen käytäntöön. Näin on luotu rutiinit, jotka myöskin ylläpitävät tiimien toimivuutta sekä luottamusta toisiinsa.
– Tapahtumatuotannossa aikataulutus leimaa monia asioita. Näin ollen priorisointi liittyy pitkälti siihen, mitä asioita on mahdollista siirtää tehtäväksi myöhemmin ja mitkä vaativat reagointia heti, täydentää Lehtonen.
– Eli vaikka tuntuu, että tehtävää on todella paljon, työ on ajallisesti jäsenneltävissä, Muntila sanoo.
Slushissa vapaaehtoisia työskentelee lukuisissa erilaisissa tehtävissä ja heitä rekrytoidaan jo kesästä alkaen, riippuen toimenkuvasta ja vastuualueesta. Itse tapahtumapäiville vapaaehtoisille on rakennettu Messukeskukseen oma alue tauoille, syömiseen ja rentoon verkostoitumiseen.
– Slushilla on ollut vapaaehtoisalue jo pitkään. Pandemian jälkeen vapaaehtoisten tarpeet on huomioitu laajemmin kuin ennen, Muntila kertoo.
Slushissa on haluttu tuoda vapaaehtoisten joukolle kokonaisvaltaisemmin mahdollisuuksia palautumiseen tapahtumapäivien aikana.
– Olemme halunneet tuoda viihtyisyyttä ja olemme tuoneet mukaan erilaisia kumppaneita, jotka huomioivat jaksamisen laajalla tavalla. On mahdollista rauhoittua, olla itsekseen ja syödä hyvin. Ei enää siis vain sipsiä ja pleikkaripelejä, naurahtaa Muntila.
– Rentouttavat taukoliikunnat ja erityisesti meditatiiviset harjoitukset tukevat näitä tavoitteita. Tapahtumapäivät ovat intensiivisiä ja asiakaspalvelupainotteisia, joten pieni hetki ja tila hengähtämiseen on todella tärkeää. Tällöin energiaa ja jaksamista riittää paremmin. Tarjoamme myös erilaisia verkostoitumismahdollisuuksia sekä rekrytointivinkkejä. Näilläkin olemme halunneet tuoda uutta lisäarvoa vapaaehtoisille, Muntila kiteyttää.
Cuckoo on tänä vuonna mukana Slushin vapaaehtoisalueen kumppanina. Kaksipäiväisessä tapahtumassa Cuckoo tarjoaa erilaista taukosisältöä, rentoutumiseen soveltuvia harjoitteita sekä paikan, jossa vapaaehtoisina toimivat voivat pitää hengähdyshetken.
Kohti terveempää työelämää – Neljä parasta vinkkiä ajanhallintaan