Hybridityö

Asiantuntijoiden kootut vinkit – Näin sitoutat työntekijäsi hybridityössä

12.05.2022 (Päivitetty: 14.01.2025)

Tässä jutussa vinkkinsä jakavat

• Sami Ärilä – Henkilöstöjohtaja, Ilmarinen
• Heli Hassinen-Biberger – Executive Vice President Human Resources, Alko
• Hannakaisa Länsisalmi – Chief People and Culture Officer, OP-Ryhmä

Mikä hybridiympäristö?

Hybridityötapa, jossa osa työntekijöistä työskentelee kotoa käsin ja osa perinteiseen tapaan toimistolta, on tullut jäädäkseen. Työntekijöille hybridiympäristö tarjoaa entistä enemmän vapautta, mutta HR-tiimeille uusia haasteita: miten työntekijöitä voi ja kannattaa parhaiten sitouttaa tiimin ollessa hajaantunut?

Ilmiö on havaittu organisaatioissa ympäri maailman: työntekijöiden sitoutuminen horjuu. Etätyö on tuonut mukanaan monia ihanuuksia ja työntekijöille on mahdollistettu aivan uusi vapaus rakentaa omaa työpäiväänsä. Toisille oman aikataulun rakentaminen on ollut haastavaa, ja nämä ihmiset kaipaavat takaisin toimistolle enemmän kuin koskaan.

Tiimien eriytyminen ja entistä joustavammat työntekotavat ovat aiheuttaneet työnantajille uuden dilemman: työnantajien täytyy paitsi tarjota työntekijöilleen ajan hengessä kiinni oleva työyhteisö ja yrityskulttuuri, myös sitouttaa heidät tehokkaimmalla mahdollisella tavalla mukaan yhteiseen tekemiseen. Tärkeää on myös varmistaa jokaisen tiimiläisen työssä jaksaminen.

OP-Ryhmän henkilöstöjohtaja Hannakaisa Länsisalmi näkee sitoutumisen laskun liittyvän erityisesti kahteen asiaan. Ensinnäkin etätyö on vähentänyt yhteisöllisyyden kokemusta: työpaikan kulttuuria on vaikea ylläpitää, kun työyhteisö ei kokoonnu. Toiseksi maailmassa tapahtuvat isot muutokset ja uhkakuvat saavat pohtimaan omia valintoja ja oman työn merkityksellisyyttä.

Tämä kaikki saa ihmiset pohtimaan, onko tämä työ, jota haluan loppuelämäni tehdä.

Hybridityön haasteet tiivistettynä

• Yhteiset pelisäännöt – milloin ollaan toimistolla ja milloin etätyö on parempi vaihtoehto?
• Hybridityön raamit: miltä juuri teidän organisaationne hybridityö näyttää?
• Sosiaalisten kontaktien mahdollistaminen
• Jatkuva muutos

Hybridi- ja etätyö vaatii selkeät raamit

Työntekijöiden sitouttamiseen hybridityö näyttäisi tarjoavan parhaat edellytykset. Se tarjoaa toisaalta työntekijöille vapautta ottaa etätyö osaksi arkeaan itselleen sopivalla tavalla, mutta pitää sisällään tärkeät kasvokkaiset kohtaamiset ja niistä seuraavan työyhteisöön kiinnittymisen.

Hybridityön onnistuminen vaatii tiimeiltä suunnitelmallisuutta ja edellyttää, että tiimeillä on aidosti vaikuttamismahdollisuudet omaan työskentelyynsä ja työtapoihinsa. Antamalla vapautta ja vastuuta suunnitella työ tiimille parhaalla tavalla voidaan vaikuttaa positiivisesti paitsi työn laatuun ja tehokkuuteen, myös työhyvinvointiin.

Hybridityöhön siirtyminen vaatii HR-johdolta esimerkin näyttämistä. Alkon henkilöstöjohtaja Heli Hassinen-Biberger merkitsi kerralla koko kevään osalta kalenteriinsa selvästi ne päivät, jolloin hän on toimistolla ja jolloin on vuorossa etätyö. Näin koko työyhteisölle tuli paitsi esimerkki siitä, miten voi konkreettisesti toimia, myös vahvistus sille, että hybridityön tekeminen on aidosti hyväksyttyä ja toivottavaa.

Vinkki: Tunnistakaa tiimissä keskeiset tapaamiset, jotka on tärkeää hoitaa kasvotusten, ja sopikaa niille vakituiset päivät. Työskennelkää ne päivät kokonaisuudessaan toimistolla ja panostakaa yhdessä tekemiseen – ehkä päivään sopii myös yhteinen tiimilounas?

Viestintä on kaiken keskiössä

Yksi tärkeimmistä asioista hybridityön onnistumisessa on tiimien keskinäisen viestinnän onnistuminen. Hybridityön yksi suurimmista haasteista löytyy epäselkeistä säännöistä, joten jokaisella johtajalla ja tiimiläisellä on tärkeä vastuu viestiä omasta työstään, tavoitteistaan ja vastuistaan selkeästi muille.

Mieti ainakin näitä asioita oman tiimin sisäisen viestinnän kanssa

• Mitä viestintäkanavaa käytetään mihinkin tarkoitukseen? Sovelluksia on monia, joten on hyvä hybridityön alussa asettaa ne sisältöjen mukaan kartalle.
• Miten erityisen kiireellisistä asioista viestitään? Kiireisissä asioissa voidaan luoda pelisäännöt: chattia ei tarvitse vahtia, mutta puhelu tarkoittaa jo tärkeää asiaa.
• Milloin jokaisen tulee olla tavoitettavissa? Työstä irtautuminen helpottuu ja palautuminen paranee, jos työsovellusten ilmoitukset voi sulkea vapaa-ajaksi.
• Miten mahdollistetaan hiljaisenkin tiedon kulku? Avoimen viestinnän periaate voi helpottaa hiljaisen tiedon leviämistä.
• Miten raportoida ja viestiä omista tavoitteistaan? Olisiko perusteltua pitää viikossa kaksi lyhyttä check-up-puhelua yhden sijaan?

HR-johtajien kannattaa juuri nyt pitää työntekijöiden tarpeet mielessä ja luoda mahdollisimman rentoja, jopa epävirallisia viestintäkanavia tiimiläistensä kanssa. Säännöllinen vuoropuhelu voi rakentaa kulttuuria, jossa avoin kommunikointi ei ole vain ok, vaan siihen myös rohkaistaan.

Rakenna organisaatiosi näköistä työhyvinvointia

Perushaasteena on, että työhyvinvointi on työyhteisön jäsenten subjektiivinen kokemus, jonka yhteismitallistaminen on haastavaa. Työkykyä ennustaa hyvin työntekijöiden oma kokemus siitä.

Tärkeintä on muistaa, että hyvinvoiva henkilöstö, tekipä se työtä toimistolla, etänä tai hybridinä, on aina organisaation etu. Pitkässä juoksussa työssä jaksaminen on kaiken A ja O.

Yksi keskeinen peruselementti työhyvinvoinnille on terveellisyys ja turvallisuus. Monilla asiantuntijatyöhön painottuvilla työpaikoilla tämä tarkoittaa ergonomiaa, valaistusta ja tauoista huolehtimista. Työhyvinvointi edellyttää tasapainottelua etätyön ja lähityön sekä työn ja vapaa-ajan välillä: työpäivän jälkeen energiaa pitää olla muuhunkin kuin sohvalle kaatumiseen.

Länsisalmi lähestyy työhyvinvoinnin määrittelyä tieteen kautta. Olennaisia elementtejä sille ovat työn merkityksellisyys, vaikuttamisen mahdollisuus työhön ja sen kehittämiseen, työyhteisössä arvostetuksi tuleminen, hallinnan tunne ja sopiva vaatimustaso, joka ei vaadi työntekijää sinnittelemään jatkuvasti äärirajoilla.

Vinkki: Kysy säännöllisesti henkilöstökyselyissä, kuinka samaa mieltä ihmiset ovat väitteen ”Uskon, että voin vielä kahden vuoden päästäkin tehdä tätä työtä” kanssa.

Sitoutuminen rakentuu arjen teoista

Hybridityössä sitoutuminen ei synny yksittäisistä kampanjoista, vaan arjen pienistä teoista: selkeistä raameista, avoimesta viestinnästä, kohtaamisista ja siitä, että työhyvinvoinnista huolehditaan myös silloin, kun tiimi ei ole samassa tilassa.