Tämän vuoden 6 tärkeintä työkalua HR-tiimeille
Tuntuuko, että hukut erilaisiin järjestelmiin? Ei hätää – me kokosimme HR-johtajien vinkit ja parhaimmat työkalut saman katon alle!
Tuntuuko, että hukut erilaisiin järjestelmiin? Ei hätää – me kokosimme HR-johtajien vinkit ja parhaimmat työkalut saman katon alle!
Head of HR
Kemira
Henkilöstöspesialisti,
Seure
People Lead,
Silo AI
Hyvän henkilöstöjohtamisen pohja on laadukas pohjajärjestelmä, jonne kaikki keskeinen data palkoista työtunteihin kerätään. Se on tiedolla johtamisen perusedellytys, jota ilman työyhteisön kehittäminen on hankalaa.
Monella yrityksellä on käytössään monia erilaisia järjestelmiä, mutta kaiken ytimessä on hyvässä kunnossa ja ajan tasalla oleva perusjärjestelmä. Perusjärjestelmä tukee HR:ää kaikissa prosesseissa mahdollistaen esimerkiksi sujuvan suoriutumisten arvioinnin, raportoinnin ja henkilöstön kouluttautumisen.
”Hyvä HR-tietojärjestelmä on mahdollistanut meillä myös pitkäjänteisen kehittämisen.”
Otso Solhagen, Head of HR, Kemira Suomi
Perusjärjestelmän ulkopuolelle tippuu kuitenkin valtavasti mahdollisuuksia ja hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla henkilöstöjohtamiseen saisi lisäapua ja -pontta. Näiden alustojen ja työkalujen löytäminen ja käyttöönotto on joskus kuitenkin hiukan hankalaa – siksi kokosimmekin omat vinkkimme ja parhaimmat työkalut saman katon alle.
Pulssit, digitaaliset alustat, intranet – kaikki henkilöstöjohtamisen työkalut eivät sovi jokaiselle organisaatiolle. Onkin aina tärkeää pohtia ensin miksi työkalu otetaan käyttöön ja mihin tarkoitukseen sitä tullaan käyttämään. Sen lisäksi kannattaa ainakin pohtia seuraavat asiat:
Monen organisaation tärkein työkalu on edelleen erilaiset kyselyt ja henkilöstötutkimukset. Ja syystäkin – yksi HR:n perushaasteista on, että monet keskeisistä mittareista – kuten sairaspoissaolot, työssä jaksaminen ja työntekijöiden vaihtuvuus – katsovat taaksepäin. Näin ollen ennakkoon reagointi vaatii tukea erilaisista säännöllisesti tehtävistä kyselyistä ja niiden tarkasta sekä pitkäaikaisesta seurannasta.
Miksi kyselyitä oikeasti kannattaa tehdä?
Mitä kyselydatasta voi oppia?
Pandemia on antanut melkoisen tönäisyn monen työkalun ominaisuuksien perusteellisempaan käyttöönottoon. Teams saattoi olla aikaisemmin käytössä yksittäisiin harvinaisiin etäpalavereihin, kun vyöryllä käyttöön tulivat myös yhteiset työtilat, chat-ominaisuudet ja tiedostojen jakaminen.
HR voi tukea koko työyhteisön yhdessä tekemistä sopivilla työkaluilla ja niiden yhteisten pelisääntöjen laatimisella. Kysymys ei siis ole ainoastaan siitä, mitkä työkalut ovat käytössä, vaan siitä, miten niitä yhdessä käytetään. HR:llä ei ole keskeinen rooli ainoastaan työkalujen yhteisen käytön ohjeistamisessa, vaan sen varmistamisessa, että käytössä olevat työkalut myös auttavat yhteisöllisen yrityskulttuurin ylläpidossa ja rakentamisessa uudessa hybridissä työympäristössä.
Jaa anonyymi kyselydata avoimesti kaikkien hyödynnettäväksi. Parannat työpaikan avoimuutta ja mahdollistat tiedon käyttämisen kenen tahansa kiinnostuneen toimesta.
Hyvän henkilöstöjohtamisen pohja on laadukas pohjajärjestelmä, jonne kaikki keskeinen data palkoista työtunteihin kerätään. Se on tiedolla johtamisen perusedellytys, jota ilman työyhteisön kehittäminen on hankalaa.
Monella yrityksellä on käytössään monia erilaisia järjestelmiä, mutta kaiken ytimessä on hyvässä kunnossa ja ajan tasalla oleva perusjärjestelmä. Perusjärjestelmä tukee HR:ää kaikissa prosesseissa mahdollistaen esimerkiksi sujuvan suoriutumisten arvioinnin, raportoinnin ja henkilöstön kouluttautumisen.
Yksi tapa kysellä työhyvinvoinnista on erilaisten pulssikyselyiden tekeminen. Erityisen tärkeäksi kuukausittaisten tai kolmanneskuukausittain lähetetyt pulssit on koettu koronapandemian etäajan aikana, kun välitöntä palautetta kuulee harvemmin.
HR-asiantuntija Krista Kuurila kertoo, että Seurella työhyvinvointi ja työssä jaksaminen on otettu seurantaan HR Pulssi -kyselyllä. Erityiseen tarpeeseen se on tullut pandemia-aikana, kun kasvokkaista aikaa on ollut vähemmän ja arkityössä ei saa niin paljon havainnoitua kollegojen mielialaa ja työkykyä.
Yksi suosituimmista pulssikyselyistä on Peakon. Peakonin kautta organisaatiot voivat rakentaa tietyn aikavälin aikana toistuvia, nopeita ja anonyymeja pulssikyselyitä. Kyselyt voidaan kustomoida organisaatioiden tarpeisiin ja muokata tarvittaessa ajankohtaisten aiheiden kysymiseen. Peakonin kyselyt saapuvat aina sovituin aikavälein suoraan sähköpostiin tai Slackiin, joka tekee siihen vastaamisesta helppoa. Sovellus osaa myös muistuttaa vastaamattomia työntekijöitä vastaamaan pulssiin.
HR-tiimeille Peakon koostaa selkeä raportin pulssista, sekä nostaa esiin automaattisesti organisaation mahdollisia haastealueita ja työntekijöiden epätyytyväisyyden lähteitä. Samalla Peakon myös nostaa esiin positiivisia onnistumisia ja jakaa anonyymejä kehuja työntekijöille takaisin.
Monelle tuttu projektityökalu Trello taipuu myös HR-tiimin tarpeisiin, erityisesti projekteihin, jotka kaipaavat selkää struktuuria. Suomalainen teknologiayhtiö Silo.AI käyttää Trelloa erityisesti uusien tiimiläisten perehdyttämiseen.
“Trello on ollut meille loistava työkalu sekä uusien silolaisten perehdyttämiseen, että People-tiimin työskentelyyn. Olemme rakentaneet Trelloon selkeän to-do -listan HR-tiimiläisillemme, jotka perehdyttävät uusia ihmisiä mukaan Silolle. Listassa näkyy selkeästi ne askeleet, kuten palkanmaksuun lisäämisen ja tervetulosähköpostin lähettämisen, jotka teemme jokaisen uuden ihmisen kanssa”, kertoo Silo AI:n People Lead Noora Zein.
Silon oma tiimi käyttää Trelloa myös kertoakseen lisää yrityksen toiminnasta ja sisäisestä viestinnästä, sekä antaakseen vinkkejä uusille työntekijöille. Trellossa pystyy visualisoida tietoa tietokorteille, joiden sisälle voi laittaa vaikkapa linkkejä yrityksen olemassaoleviin tiedonjakokanaviin ja materiaaleihin. Etu on se, että sieltä on sekä helppo esitellä tietoa että löytää sitä.
”Olemme rakentaneet Trelloon helposti kopiotavan pohjan, jonka avulla annamme uusille työntekijöille heti alusta saakka parhaat mahdolliset työkalut tutustua Siloon. Rakensimme sen aikajanaksi, jolloin uusi työntekijä tietää heti, mitä hänen kannattaa tehdä ensimmäisinä päivinään ja mitä hieman myöhemmin. Trello toimii tämänkaltaiselle strukturoidulle prosessille loistavana visuaalisena alustana”, tiivistää Zein.
Koronan myötä etäyhteyksien käyttö laajeni nopeasti useimpien toimistotyöntekijöiden arkirutiiniksi riippumatta siitä, oliko työkaluja harjaantunut käyttämään aiemmin. Hybridityön yleistyminen on madaltanut kynnystä myös uusien online-palveluiden kokeilemiseen.
“Webinaareja on ollut koronan aikana valtavasti tarjolla, ja niihin osallistuminen on ollut etäyhteyksien päästä erityisen helppoa”, kertoo Seuren HR-asiantuntija Krista Kuurila.
Seurella on myös otettu käyttöön Kauppakamarin alla toimiva KoulutusOnline, jonka avulla tiimin työntekijät voivat opiskella kuukausihintaan työhön liittyvää uutta tietoa. KoulutusOnlinessa työntekijöiden käyttöön avataan lähes 400 verkkokoulutusta työsuhdeasioista, taloudesta, johtamisesta, myynnistä, viestinnästä, juridiikasta sekä työelämä- ja digitaidoista. Kursseilla työntekijät voivat kouluttautua kauppakamarin omien asiantuntijoiden ja laajan asiantuntijaverkoston opastamana. KoulutusOnlinessa tiimiläiset voivat joko valita yksitellen mielenkiintoisia kursseja tai valita kokonaisen oppimispolun, joka koostuu useammasta eri kurssista.
Lue tästä blogista, mitkä ovat HR-ammattilaisen tulevaisuuden tärkeimmät taidot!
Kun väki palaa hiljalleen toimistoille ja työnteossa siirrytään hybridiin, ideointipalaverit palaavat taas neuvotteluhuoneisiin. Monet tiimit ovat kuitenkin edelleen maantieteellisesti laajalle hajaantuneita ja yhteistä työskentelyä on pystyttävä tekemään myös etäyhteyksin. Nappaa tästä blogista talteen myös 8 vinkkiä korona-ajan jälkeiseen työhyvinvointiin. Miron virtuaalinen whiteboard on tällaisille tiimeille erinomainen työkalu: se tarjoaa alustan yhteiselle visuaaliselle työstämiselle, vaikka ihmiset olisivatkin etänä.
Miron whiteboardeja voi käyttää esimerkiksi seuraaviin asioihin:
Cuckoo on ollut monen työpaikan liikuttajana jo ennen koronaa, mutta pandemia-aikana se on noussut uuteen arvoon, kun työntekijät ovat hakeneet tapoja lisätä liikettä istumapainotteisiin päiviinsä ja tauottaa etätyötä, josta luontaiset työn katkot usein puuttuvat.
“Cuckoo-taukojumppa tukee hyvin sekä etä- että lähityötä ja pitää työpäivät ergonomisina”, kehuu Lähi-Tapiolan Kirsi Leskelä-Kelkka.
Cuckoon pelillinen hyvinvointisovellus tuo ilon lisäksi aitoja hyötyjä sen käyttäjille. Työterveyslaitoksen tutkimuksessa huomattiin, että säännöllinen taukoliikunta vähensi sairauspoissaoloja kolmen kuukauden intervention aikana 0,5 päivää/henkilö. Samalla taukojumpalla työssä jaksaminen paranee. Taukojumppa vaikuttaa positiivisesti sosiaaliseen, henkiseen ja fyysiseen jaksamiseen, sekä rakentaa uudenlaista yhteisöllisyyttä tiimiin.
”Cuckoo on koettu hauskaksi tavaksi tauottaa päiviä ja erityisen hyödylliseksi etäpäivinä. Myös yhteisöllisyys viehätti ja se, että taukoja voi ottaa osaksi tiimipalavereita. Se rikkoo jäätä tilanteessa kun tilanteessa.”
Elina Koski, Human resources manager, Ensto
Cuckoo löytyy nyt myös Applen App store:sta ja Google Play:sta. Lataa sovellus ja ala tauottamaan!