Tämän vuoden 6 tärkeintä työkalua HR-tiimeille

Tuntuuko, että hukut erilaisiin järjestelmiin? Ei hätää – me kokosimme HR-johtajien vinkit ja parhaimmat työkalut saman katon alle!

Tässä jutussa vinkkinsä jakavat

Otso Solhagen

Head of HR
Kemira

Krista Kuurila

Henkilöstöspesialisti,
Seure

Noora Zein

People Lead,
Silo AI

Hyvän henkilöstöjohtamisen pohja on laadukas pohjajärjestelmä, jonne kaikki keskeinen data palkoista työtunteihin kerätään. Se on tiedolla johtamisen perusedellytys, jota ilman työyhteisön kehittäminen on hankalaa.

Monella yrityksellä on käytössään monia erilaisia järjestelmiä, mutta kaiken ytimessä on hyvässä kunnossa ja ajan tasalla oleva perusjärjestelmä. Perusjärjestelmä tukee HR:ää kaikissa prosesseissa mahdollistaen esimerkiksi sujuvan suoriutumisten arvioinnin, raportoinnin ja henkilöstön kouluttautumisen.

”Hyvä HR-tietojärjestelmä on mahdollistanut meillä myös pitkäjänteisen kehittämisen.”
Otso Solhagen, Head of HR, Kemira Suomi

Perusjärjestelmän ulkopuolelle tippuu kuitenkin valtavasti mahdollisuuksia ja hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla henkilöstöjohtamiseen saisi lisäapua ja -pontta. Näiden alustojen ja työkalujen löytäminen ja käyttöönotto on joskus kuitenkin hiukan hankalaa – siksi kokosimmekin omat vinkkimme ja parhaimmat työkalut saman katon alle.

Mitä, miksi, miten – mitä pitää huomioida jokaisen uuden työkalun kohdalla?

Pulssit, digitaaliset alustat, intranet – kaikki henkilöstöjohtamisen työkalut eivät sovi jokaiselle organisaatiolle. Onkin aina tärkeää pohtia ensin miksi työkalu otetaan käyttöön ja mihin tarkoitukseen sitä tullaan käyttämään. Sen lisäksi kannattaa ainakin pohtia seuraavat asiat:

  • Onko kyseessä pitkäaikainen ratkaisu vai nopea fiksaus – ja kumpaa tarvitaan?
  • Kuinka helppo työkalua on käyttää?
  • Miten ja milloin työkalu otetaan käyttöön?
  • Pystyykö työkalua skaalaamaan helposti tarpeen mukaan?
  • Onko työkalua mahdollista kustomoida juuri omalle organisaatiolle sopivaksi?
  • Voiko työkalua integroida muihin organisaation alustoihin ja kanaviin?
  • Miten työkalun hyöty voidaan todistaa?

Työkaluista tärkein: kyselyt ​

Monen organisaation tärkein työkalu on edelleen erilaiset kyselyt ja henkilöstötutkimukset. Ja syystäkin – yksi HR:n perushaasteista on, että monet keskeisistä mittareista – kuten sairaspoissaolot, työssä jaksaminen ja työntekijöiden vaihtuvuus – katsovat taaksepäin. Näin ollen ennakkoon reagointi vaatii tukea erilaisista säännöllisesti tehtävistä kyselyistä ja niiden tarkasta sekä pitkäaikaisesta seurannasta.

Miksi kyselyitä oikeasti kannattaa tehdä?

  • Kyselyt ovat edelleen tehokkain ja nopein tapa seurata henkilöstön hyvinvointia, sitoutumista sekä palautetta.
  • Kyselyt toimivat tehokkaana sitouttajana: ne näyttävät, että työssä jaksaminen on tärkeää, työntekijöiden palautetta halutaan ottaa vastaan ja sen perusteella tehdään päätöksiä.
  • Hyvin rakennettua kyselyä voi ja kannattaa käyttää uudestaan, jotta saadaan irti pitkäjänteistä dataa

Mitä kyselydatasta voi oppia?

  • Kyselydatan vastausprosentti kertoo sen, kuinka sitoutuneita työntekijät ovat organisaatiossa.
  • Kyselydata näyttää selkeästi pitkän ja lyhyen aikavälin trendit – niiden perusteella on helppo ymmärtää missä mennään oikeaan suuntaan ja missä pitää tehdä korjausliike.
  • Kyselyiden kautta pääsee peilaamaan strategian ja todellisuuden välistä eroa: kuinka hyvin strategia toimii arjessa?

Huomioi korona työkalujen käytössä ​

Pandemia on antanut melkoisen tönäisyn monen työkalun ominaisuuksien perusteellisempaan käyttöönottoon. Teams saattoi olla aikaisemmin käytössä yksittäisiin harvinaisiin etäpalavereihin, kun vyöryllä käyttöön tulivat myös yhteiset työtilat, chat-ominaisuudet ja tiedostojen jakaminen.

HR voi tukea koko työyhteisön yhdessä tekemistä sopivilla työkaluilla ja niiden yhteisten pelisääntöjen laatimisella. Kysymys ei siis ole ainoastaan siitä, mitkä työkalut ovat käytössä, vaan siitä, miten niitä yhdessä käytetään. HR:llä ei ole keskeinen rooli ainoastaan työkalujen yhteisen käytön ohjeistamisessa, vaan sen varmistamisessa, että käytössä olevat työkalut myös auttavat yhteisöllisen yrityskulttuurin ylläpidossa ja rakentamisessa uudessa hybridissä työympäristössä.

Vinkki

Jaa anonyymi kyselydata avoimesti kaikkien hyödynnettäväksi. Parannat työpaikan avoimuutta ja mahdollistat tiedon käyttämisen kenen tahansa kiinnostuneen toimesta.

Kuusi työkalua kuuteen eri tarpeeseen

1. Kalenteri

Hyvän henkilöstöjohtamisen pohja on laadukas pohjajärjestelmä, jonne kaikki keskeinen data palkoista työtunteihin kerätään. Se on tiedolla johtamisen perusedellytys, jota ilman työyhteisön kehittäminen on hankalaa.

Monella yrityksellä on käytössään monia erilaisia järjestelmiä, mutta kaiken ytimessä on hyvässä kunnossa ja ajan tasalla oleva perusjärjestelmä. Perusjärjestelmä tukee HR:ää kaikissa prosesseissa mahdollistaen esimerkiksi sujuvan suoriutumisten arvioinnin, raportoinnin ja henkilöstön kouluttautumisen.

2. Työssä jaksaminen: Peakon

Yksi tapa kysellä työhyvinvoinnista on erilaisten pulssikyselyiden tekeminen. Erityisen tärkeäksi kuukausittaisten tai kolmanneskuukausittain lähetetyt pulssit on koettu koronapandemian etäajan aikana, kun välitöntä palautetta kuulee harvemmin.

HR-asiantuntija Krista Kuurila kertoo, että Seurella työhyvinvointi ja työssä jaksaminen on otettu seurantaan HR Pulssi -kyselyllä. Erityiseen tarpeeseen se on tullut pandemia-aikana, kun kasvokkaista aikaa on ollut vähemmän ja arkityössä ei saa niin paljon havainnoitua kollegojen mielialaa ja työkykyä.

Yksi suosituimmista pulssikyselyistä on Peakon. Peakonin kautta organisaatiot voivat rakentaa tietyn aikavälin aikana toistuvia, nopeita ja anonyymeja pulssikyselyitä. Kyselyt voidaan kustomoida organisaatioiden tarpeisiin ja muokata tarvittaessa ajankohtaisten aiheiden kysymiseen. Peakonin kyselyt saapuvat aina sovituin aikavälein suoraan sähköpostiin tai Slackiin, joka tekee siihen vastaamisesta helppoa. Sovellus osaa myös muistuttaa vastaamattomia työntekijöitä vastaamaan pulssiin.

HR-tiimeille Peakon koostaa selkeä raportin pulssista, sekä nostaa esiin automaattisesti organisaation mahdollisia haastealueita ja työntekijöiden epätyytyväisyyden lähteitä. Samalla Peakon myös nostaa esiin positiivisia onnistumisia ja jakaa anonyymejä kehuja työntekijöille takaisin.

3. Uusien tiimiläisten perehdyttämiseen: Trello

Monelle tuttu projektityökalu Trello taipuu myös HR-tiimin tarpeisiin, erityisesti projekteihin, jotka kaipaavat selkää struktuuria. Suomalainen teknologiayhtiö Silo.AI käyttää Trelloa erityisesti uusien tiimiläisten perehdyttämiseen.

“Trello on ollut meille loistava työkalu sekä uusien silolaisten perehdyttämiseen, että People-tiimin työskentelyyn. Olemme rakentaneet Trelloon selkeän to-do -listan HR-tiimiläisillemme, jotka perehdyttävät uusia ihmisiä mukaan Silolle. Listassa näkyy selkeästi ne askeleet, kuten palkanmaksuun lisäämisen ja tervetulosähköpostin lähettämisen, jotka teemme jokaisen uuden ihmisen kanssa”, kertoo Silo AI:n People Lead Noora Zein.

Silon oma tiimi käyttää Trelloa myös kertoakseen lisää yrityksen toiminnasta ja sisäisestä viestinnästä, sekä antaakseen vinkkejä uusille työntekijöille. Trellossa pystyy visualisoida tietoa tietokorteille, joiden sisälle voi laittaa vaikkapa linkkejä yrityksen olemassaoleviin tiedonjakokanaviin ja materiaaleihin. Etu on se, että sieltä on sekä helppo esitellä tietoa että löytää sitä.

”Olemme rakentaneet Trelloon helposti kopiotavan pohjan, jonka avulla annamme uusille työntekijöille heti alusta saakka parhaat mahdolliset työkalut tutustua Siloon. Rakensimme sen aikajanaksi, jolloin uusi työntekijä tietää heti, mitä hänen kannattaa tehdä ensimmäisinä päivinään ja mitä hieman myöhemmin. Trello toimii tämänkaltaiselle strukturoidulle prosessille loistavana visuaalisena alustana”, tiivistää Zein.

4. Tiimiläisten oppimiseen: KoulutusOnline

Koronan myötä etäyhteyksien käyttö laajeni nopeasti useimpien toimistotyöntekijöiden arkirutiiniksi riippumatta siitä, oliko työkaluja harjaantunut käyttämään aiemmin. Hybridityön yleistyminen on madaltanut kynnystä myös uusien online-palveluiden kokeilemiseen.

“Webinaareja on ollut koronan aikana valtavasti tarjolla, ja niihin osallistuminen on ollut etäyhteyksien päästä erityisen helppoa”, kertoo Seuren HR-asiantuntija Krista Kuurila.

Seurella on myös otettu käyttöön Kauppakamarin alla toimiva KoulutusOnline, jonka avulla tiimin työntekijät voivat opiskella kuukausihintaan työhön liittyvää uutta tietoa. KoulutusOnlinessa työntekijöiden käyttöön avataan lähes 400 verkkokoulutusta työsuhdeasioista, taloudesta, johtamisesta, myynnistä, viestinnästä, juridiikasta sekä työelämä- ja digitaidoista. Kursseilla työntekijät voivat kouluttautua kauppakamarin omien asiantuntijoiden ja laajan asiantuntijaverkoston opastamana. KoulutusOnlinessa tiimiläiset voivat joko valita yksitellen mielenkiintoisia kursseja tai valita kokonaisen oppimispolun, joka koostuu useammasta eri kurssista.

Lue tästä blogista, mitkä ovat HR-ammattilaisen tulevaisuuden tärkeimmät taidot!

5. Ideointiin etänä: Miro

Kun väki palaa hiljalleen toimistoille ja työnteossa siirrytään hybridiin, ideointipalaverit palaavat taas neuvotteluhuoneisiin. Monet tiimit ovat kuitenkin edelleen maantieteellisesti laajalle hajaantuneita ja yhteistä työskentelyä on pystyttävä tekemään myös etäyhteyksin. Nappaa tästä blogista talteen myös 8 vinkkiä korona-ajan jälkeiseen työhyvinvointiin. Miron virtuaalinen whiteboard on tällaisille tiimeille erinomainen työkalu: se tarjoaa alustan yhteiselle visuaaliselle työstämiselle, vaikka ihmiset olisivatkin etänä.

Miron whiteboardeja voi käyttää esimerkiksi seuraaviin asioihin:

  • Oman tiimin sisäisten tavoitteiden asettaminen ja ideointi
  • Strategian jalkauttaminen tiimille
  • HR-tiimien sisäinen toiminta ja ideointi
  • Aikajanojen ja prosessien visualisointi
  • Mindmapien luonti yhdessä tiimin kanssa
  • Organisaatiokartan luominen
  • Priorisointikarttojen luominen

6. Työssä jaksaminen paranee tauottamalla päivää Cuckoon avulla

Cuckoo on ollut monen työpaikan liikuttajana jo ennen koronaa, mutta pandemia-aikana se on noussut uuteen arvoon, kun työntekijät ovat hakeneet tapoja lisätä liikettä istumapainotteisiin päiviinsä ja tauottaa etätyötä, josta luontaiset työn katkot usein puuttuvat.

“Cuckoo-taukojumppa tukee hyvin sekä etä- että lähityötä ja pitää työpäivät ergonomisina”, kehuu Lähi-Tapiolan Kirsi Leskelä-Kelkka.

Cuckoon pelillinen hyvinvointisovellus tuo ilon lisäksi aitoja hyötyjä sen käyttäjille. Työterveyslaitoksen tutkimuksessa huomattiin, että säännöllinen taukoliikunta vähensi sairauspoissaoloja kolmen kuukauden intervention aikana 0,5 päivää/henkilö. Samalla taukojumpalla työssä jaksaminen paranee. Taukojumppa vaikuttaa positiivisesti sosiaaliseen, henkiseen ja fyysiseen jaksamiseen, sekä rakentaa uudenlaista yhteisöllisyyttä tiimiin.

Testaa Cuckoota ja pidä 3 minuutin aktiivinen tauko omalla työpisteelläsi:

”Cuckoo on koettu hauskaksi tavaksi tauottaa päiviä ja erityisen hyödylliseksi etäpäivinä. Myös yhteisöllisyys viehätti ja se, että taukoja voi ottaa osaksi tiimipalavereita. Se rikkoo jäätä tilanteessa kun tilanteessa.”

Elina Koski, Human resources manager, Ensto

Minäkin haluan kokeilla Cuckoota!

Jätä yhteystietosi

Lisää HR Masterclassia

Henkilöstö­­johtaminen – Tulevaisuuden tärkeimmät taidot listattuna

Tässä artikkelissa tunnetut HR-johtajat visioivat tulevaa ja vinkkaavat, mitä taitoja HR:n parissa työskentelevän kannattaa itsessään kehittää.
Lue lisää

8 helppoa vinkkiä työyhteisön hyvinvointiin korona-ajan jälkeen

Lue tästä kolmen HR-johtajan kahdeksan helppoa vinkkiä korona-ajan jälkeisen työhyvinvoinnin rakentamiseen ja kehittämiseen.
Lue lisää

Asiantuntijoiden kootut vinkit – Näin sitoutat työntekijäsi etätyössä

Tässä artikkelissa tunnetut HR-johtajat tarjoavat näkemyksensä ja vinkkinsä työntekijöiden sitouttamiseen korona-ajan jälkeisessä työelämässä – hybridiympäristössä.
Lue lisää
Kaikki HR Masterclass -artikkelit
Webinaari: Vetovoimainen työnantajuusAsiantuntijoiden kootut vinkit – Näin sitoutat työntekijäsi etätyöss...